BUKTI AUDIT & KERTAS KERJA AUDIT

BUKTI AUDIT

Disediakan oleh

RAHMAT AZIZOL BIN ZAKARIA

PENOLONG JURUAUDIT

BADSA CAW. KELANTAN


1. DEFINISI

· Bukti yang diperolehi melalui pelaksanaan prosedur pematuhan dan substantive bagi membolehkan kesimpulan dan pandangan dibuat mengenai penyata kewangan, program, aktiviti atau fungsi yang diaudit.

· Maklumat yang dikumpulkan dan digunakan untuk menyokong penemuan audit. Kerja pengauditan hendaklah dirancang supaya bukti yang diperolehi boleh menyokong penemuan yang akan dilaporkan.

· Juruaudit perlu memperoleh bukti yang sesuai dan mencukupi untuk membuat kesimpulan atau memberi pandangan yang munasabah.

· Mengikut Akta Audit 1957, Ketua Audit Negara mempunyai kuasa untuk mengakses semua maklumat yang diperlukan.

2. JENIS BUKTI AUDIT

· Bukti Fizikal

Bukti yang diperolehi melalui pemerhatian dan pemeriksaan secara fizikal. Bentuknya seperti gambar, carta atau graf. Contoh: bangunan tidak selamat boleh dibuktikan dengan gambar.

Pemeriksaan secara fizikal perlu bersama saksi dari pihak auditi.

· Bukti Perakuan atau Bukti Lisan

Bukti yang diperolehi melalui temuduga atau pertanyaan dalam bentuk kenyataan daripada pihak auditi, orang berkepentingan, pakar rujuk dan juru perunding. Bukti ini disokong dengan pengakuan bertulis, pernyataan daripada sumber lain atau pemeriksaan terhadap rekod berkaitan.

Kesesuaian bukti lisan bergantung kepada kredibiliti pemberi maklumat seperti pengetahuannya, kepakaran, jawatan dan keikhlasan orang yang ditemu bual.

· Bukti Dokumentari

Bukti bertulis yang diperolehi dalam bentuk fizikal atau elektronik seperti surat atau memorandum yang diterima oleh auditi, invois pembekal, dokumen kontrak, rekod perakaunan, belanjawan, polisi dan prosedur dalaman. Boleh diperoleh secara dalaman atau luaran organisasi.

Kesesuaian bukti dokumentari perlu dinilai. Contoh: Kewujudan Manual Prosedur Kerja tidak boleh dijadikan bukti bahawa semua prosedur di dalam Manual itu telah dipatuhi. Kedudukan, pengetahuan dan kepakaran penulis atau pihak yang meluluskan dokumen perlu dinilai.

· Bukti Analitikal

Bukti yang diperolehi daripada analisis dan pengesahan data. Analisis tersebut melibatkan perkiraan, trend, nisbah dan corak data yang diambil daripada sumber tertentu. Perbandingan boleh dibuat dengan menggunakan standard atau penanda aras.

3. HAD BUKTI DIPERLUKAN

· Mencukupi

- Juruaudit hendaklah memperolehi bukti yang mencukupi untuk membuat rumusan yang munasabah dan dapat meyakinkan penemuan audit serta syor.

- Bukti yang mencukupi dapat meyakinkan bahawa penemuan dan syor audit disokong dengan bukti yang kukuh.

- Tahap materialiti atau kepentingan isu turut menyumbang kepada keutuhan bukti untuk menyokong pemerhatian audit.

- Juruaudit perlu memperolehi bukti dari punca atau jenis yang berlainan dalam membuat penilaian dan rumusan.

· Kompeten

- Bukti yang menepati tujuan, sah dan boleh dipercayai.

- Penyatuan pelbagai bukti adalah satu teknik yang berkesan untuk meningkatkan kesahihannya. Ini memerlukan juruaudit untuk mencari pelbagai jenis bukti audit dari berbagai punca.

- Bukti dokumentasi adalah dianggap lebih dipercayai berbanding bukti lisan.

- Kebolehpercayaan maklumat yang dikemukakan bergantung kepada keberkesanan sistem kawalan dalaman auditi.

- Dokumen asal adalah lebih meyakinkan berbanding salinan fotostat. Salinan fotostat yang penting hendaklah disahkan oleh pihak yang berkuasa yang berkaitan.

· Releven

- Bukti yang jelas dan berkait rapat dengan objektif dan kriteria audit.

Contoh: Penyata Akhir Tahun pembekal menunjukkan bukti yang relevan mengenai kewujudan Akaun Pemiutang.

4. SUMBER BUKTI AUDIT

i. Penyataan polisi dan undang-undang

ii. Data prestasi yang diterbitkan

iii. Temuduga

iv. Pemeriksaan Fail

v. Laporan dan kajian semula pengurusan

vi. Pengkalan data

vii. Sumber luaran

viii. Sumber dalaman

ix. Pemerhatian

i. Pernyataan polisi dan undang-undang

Juruaudit hendaklah mengumpul maklumat mengenai polisi, garis panduan operasi, manual, arahan Kementerian, Arahan Perbendaharaan, penurunan kuasa dan lain-lain serta meneliti latar belakang kewujudan entiti. Juruaudit perlu juga mempertimbangkan sebarang perubahan kepada undang-undang berkaitan dan dokumen yang menyokong sebarang perubahan mengenai undang-undang seperti keratan akhbar.,kes sejarah dll.

ii. Data Prestasi Program yang diterbitkan

Belanjawan atau laporan tahunan yang diterbitkan boleh menjadi bukti mengenai objektif dan pencapaian entiti sama ada dari segi kewangan atau aktivitinya.

iii. Temuduga

Sebelum menjalankan temu duga, juruaudit perlu mengenal pasti pemberi maklumat bagi memastikan maklumat yang diberi boleh dipercayai dan boleh dibuktikan. Adalah lebih berkesan sekiranya Senarai soalan disediakan terlebih dahulu untuk diedarkan kepada orang yang ditemubual.

3

iv. Pemeriksaan fail

Maklumat yang diperolehi daripada fail berkaitan dapat memberi bukti kukuh untuk menyokong penemuan audit. Juruaudit perlu memastikan semua fail berkaitan diperolehi. Fail yang berkaitan termasuk aspek perancangan operasi dan strategik, kawalan pengurusan, minit mesyuarat eksekutif, aduan pelanggan serta kajian semula dan audit.

v. Laporan dan kajian semula pengurusan

Ringkasan laporan dan kajian semula program/aktiviti untuk kegunaan pengurusan mengenai isu semasa atau cadangan tindakan boleh digunakan sebagai bukti audit. Bagaimanapun juruaudit perlu membuat analisis terhadap laporan tersebut .

vi. Pangkalan data

Bukti audit boleh diperolehi melalui sistem pengurusan maklumat yang mengandungi maklumat releven untuk melaksanakan operasi auditi.

vii. Sumber luaran

Perpustakaan auditi atau melalui laman webnya mengandungi maklumat yang berkaitan dengan bidang tugas mereka.

viii. Sumber dalaman

Maklumat yang dikumpul semasa pengauditan terdahulu boleh digunakan sebagai bukti audit.

ix. Pemerhatian

Pemerhatian terhadap perilaku umum anggota boleh memberi gambaran mengenai tekanan, semangat atau kekurangan pekerja. Pemeriksaan fizikal aktiviti atau kemudahan dapat dibuktikan melalui gambar atau rakaman video.

KERTAS KERJA AUDIT

Disediakan oleh

Puan Noor Akma bt. Mohd.Baki

Ketua Juruaudit

Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan

Jabatan Audit Negara

1. DEFINISI

Standard Pengauditan Antarabangsa AI 230 (3) mendefinisikan kertas kerja sebagai rekod yang disedia, diperoleh dan disimpan mengenai sesuatu pengauditan. Contoh kertas kerja adalah analisis, memorandum, surat pengesahan, pemerhatian audit, cabutan dokumen, jadual dan gambar.

Kertas kerja adalah dokumen yang penting yang dikumpul dan dihasilkan semasa menjalankan pengauditan bagi menyokong penemuan dan pendapat audit. Kertas kerja hendaklah mengandungi bukti dokumen yang cukup dan berkaitan dengan perancangan pengauditan, kerja yang dijalankan dan hasil pengauditan .Pengauditan yang berkualiti bergantung kepada maklumat dan data yang diperolehi melalui perancangan yang teliti.

2. TUJUAN KERTAS KERJA

2.1 Kertas kerja Audit disediakan untuk tujuan berikut:

I. Membantu merancang dan melaksanakan pengauditan;

ii. Membantu penyeliaan dan penyemakan semula kerja-kerja pengauditan;

iii. Merekodkan bukti audit yang diperolehi semasa melaksanakan kerja pengauditan bagi menyokong pendapat juruaudit.

iv. Menjadi panduan kepada juruaudit yang tidak pernah terlibat dengan pengauditan yang lepas mengenai penyediaan kertas kerja sesuatu pengauditan.

1

2.2 Bentuk dan kandungan kertas kerja bergantung kepada perkara berikut:

i. Jenis pengauditan

ii. Bentuk laporan audit

iii. Bentuk dan kompleksiti sesuatu pengauditan

iv. Bentuk dan keadaan sistem perakaunan dan kawalan dalaman auditi

v. Metodologi dan teknik pengauditan yang digunakan semasa menjalankan pengauditan.

3. CIRI UTAMA KERTAS KERJA

Kertas kerja audit perlu mempunyai 7 ciri utama seperti berikut:

(a) Kesempurnaan dan ketepatan

Kertas kerja hendaklah sempurna dan tepat. Ia perlu mengandungi bukti yang cukup untuk menyokong hasil pemerhatian, rumusan dan syor dengan menunjukkan corak serta pemeriksaan yang dijalankan.

(b) Jelas dan Padat

Kertas kerja hendaklah jelas dan padat. Sesiapa yang menggunakan kertas kerja akan memahami maksud, jenis dan skop kerja yang telah dilaksanakan serta rumusan yang dibuat tanpa penerangan tambahan secara lisan. Kertas kerja juga perlu mengandungi ringkasan,indeks dan rujukan silang terhadap dokumen yang ada.

(c) Mudah Disediakan

Kertas kerja hendaklah mudah disediakan. Ini dapat dilaksanakan dengan menggunakan salinan dokumen asal daripada rekod auditi, borang audit yang telah dicetak serta format kertas kerja yang dijana secara automatik oleh komputer.

(d) Mudah Dibaca dan Kemas

Kertas kerja hendaklah mudah dibaca, kemas dan teratur. Jika tidak, penggunaannya dalam penyediaan laporan akan menjadi terhad dan akan hilang nilainya sebagai bukti audit.

(e) Relevan

Maklumat yang terkandung dalam kertas kerja hendaklah terhad kepada perkara yang penting berkaitan dengan skop pengauditan dan berhubung dengan objektif yang ditetapkan untuk tugasan berkenaan.

(f) Susunan Yang Teratur

Kertas kerja hendaklah disusun dan disimpan dengan teratur, perlu disokong dengan satu indeks yang logik dan mudah dirujuk. Sistem fail dan indeks hendaklah membantu dalam rujuk silang dan mengelakkan maklumat yang sama ditunjukkan berulang kali.

(g) Mudah Untuk Disemak Semula

Tugas penyelia/penyemak akan menjadi lebih mudah sekiranya kertas kerja mempunyai ciri tersebut di atas.

Semasa penyediaan kertas kerja, juruaudit perlu memberi pertimbangan kepada pengguna kertas kerja. Ini termasuk asas dalam memberi penemuan dan syor audit serta membantu dalam memberi jawapan yang segera kepada pertanyaan yang dibangkitkan oleh badan perundangan.

4.. FAIL KERTAS KERJA AUDIT

Fail kertas kerja hendaklah mengandungi bukti dokumen yang cukup dan berkaitan dengan rancangan pengauditan, kerja yang dijalankan dan hasil pengauditan bagi menyokong isu yang dilaporkan. Fail kertas kerja dibahagikan kepada fail Kertas kerja Pengauditan Kewangan dan fail Kertas kerja Pengauditan Prestasi. Kedua-dua fail ini hendaklah disimpan secara berasingan.

4.1 PENGAUDITAN KEWANGAN

Pengauditan kewangan merangkumi pengauditan Penyata kewangan dan Pengurusan Kewangan. Fail kertas kerja pengauditankewangan terdiri daripada berikut:

4.1.1 Fail tetap

Fail Tetap mengandungi maklumat yang boleh digunakan setiap tahun . Bagaimanapun maklumat perlu dikaji dari semasa ke semasa dan dikemaskinikan di mana perlu. Maklumat penting yang diperlukan adalah seperti berikut:

3

i. Latar belakang pihak auditi, termasuk struktur dan carta organisasi, objektif, peranan dan tanggungjawab

ii. Dasar dan keputusan penting termasuk minit mesyuarat Kabinet, Exco atau Lembaga Pengarah

iii. Dokumen penting seperti perjanjian, geran dan sebagainya

iv. Undang-undang dan peraturan kewangan

v. Carta aliran kerja

vi. Manual Kerja/operasi

vii. Laporan/pemerhatian audit yang signifikan

4.1.2 Fail Semasa

Fail Semasa merupakan fail yang dibuka khas dan diklasifikasikan bagi tahun akaun yang diaudit. Fail ini mengandungi maklumat dan data sebagai bukti audit. Ia mengandungi rekod pengauditan yang dilaksanakan, bukti yang dikumpul, penemuan dan syor audit. Jadual penting dan kertas kerja untuk setiap akaun disusun mengikut susunan tertentu, misalnya jika pengauditan itu merupakan pengauditan Penyata Kewangan, butiran yang disediakan hendaklah mengikut susunan butiran dalam penyata kewangan yang diaudit. Antara dokumen yang terkandung dalam fail semasa adalah seperti berikut:

· Memorandum Rancangan Audit

· Penyata Kewangan Tahun semasa yang telah diaudit dan disahkan.

· Soal selidik terhadap pengauditan Interim (sistem dan dokumen) dan pengauditan muktamad yang telah diisi.

· Senarai sample dokumen bagi pelbagai jenis akaun yang dipilih untuk pengauditan.

· Sijil Pengesahan baki dari pihak ketiga.

· Penyata penyesuaian

· Senarai Baki Perseorangan /Individu

· Petunjuk Prestasi (performance indicators)

· Maklum balas daripada Cawangan Audit terhadap pengauditan

· Surat pemerhatian Audit dan jawapan daripada pihak Auditi

· Analisis yang dijalankan

· Cabutan minit mesyuarat

· Gambar

· Salinan Laporan Audit

· Borang Audit Clearance Sheet yang telah disempurnakan

· Surat Pengakuan Pengarah bahawa penyata kewangan telah sempurna diperiksa dan bersamaan dengan buku dan rekod yang disimpan oleh Pihak Berkuasa Kewangan dan jabatan yang berkenaan kecuali perkara yang dilaporkan dalam draf Laporan Audit tahun berkenaan.

4

4.2 PENGAUDITAN PRESTASI

Mengikut Garis Panduan Pengauditan Prestasi, fail Pengauditan Prestasi mengandungi maklumat berkaitan perancangan, pelaksanaan dan pelaporan dalam menjalankan sesuatu pengauditan prestasi. Penyediaan dan penyusunan kertas kerja bagi pengauditan prestasi adalah seperti berikut:

A. PERANCANGAN

i. Maklumat asas mengenai auditi serta Program/Aktiviti/Projek Auditi

ii. Undang-undang yang berkaitan

iii. Maklumat mengenai Perancangan Strategik

a. Justifikasi pemilihan

b. Laporan Overview

c. Keperluan sumber dari segi jam kerja dan kewangan

d. Jadual Pelaksanaan

iv. Maklumat Entrance Conference

a. Surat panggilan Entrance Conference

b. Nota perbincangan

v. Memorandum Perancangan Audit

B. PELAKSANAAN

i. Dokumen Bukti Audit (disusun mengikut Kriteria Audit)

ii. Senarai sampel yang diaudit

iii. Senarai Semak/ Soal selidik yang telah disediakan

iv. Dokumen mengenai pengiraan dan analisis Audit

C. PELAPORAN

i. Pemerhatian audit (Draf dan muktamad

ii. Rekod Exit Conference (Surat dan Nota Perbincangan)

iii. Jawapan auditi

5

iv. Nota perbincangan dengan Timbalan Ketua Audit Negara dan catatan mengenai komen beliau

v. Draf Laporan

vi. Nota Perbincangan dengan Ketua Audit Negara dan catatan mengenai komen beliau

vii. Laporan Muktamad

viii. Kertas untuk Jawatankuasa Kira-kira Wang Negara dan catatan mengenai keputusan Jawatankuasa

ix. Liputan akhbar mengenai isu yang dibangkitkan

x. Laporan susulan.

5. TANDA PERIKSA AUDIT

Tanda periksa audit merupakan bukti bahawa semakan telah dijalankan. Tanda periksa ditanda bertentangan dengan butiran urus niaga, jumlah, laporan aktiviti dan lain-lain sebagai tanda pengesahan atau perbandingan dengan data atau dokumen asal. Sila rujuk Lampiran mengenai tanda periksa audit.

6. RUJUK SILANG

Rujuk silang digunakan untuk membolehkan kertas kerja mudah difahami. Ia merupakan satu rangkaian maklumat yang berhubung kait antara satu sama lain supaya bukti yang disediakan menjadi lebih bermakna. Rujuk silang perlu dibuat hingga ke peringkat bukti yang dapat menyokong pendapat dan kesimpulan audit. Ia ditandakan dengan huruf atau nombor serta dibulatkan. Oleh itu, sesiapa yang mengkaji kertas kerja dapat mengesan setiap butiran di atas kertas tersebut walaupun ia disimpan di dalam fail yang berasingan. Ia juga memudahkan proses penyemakan oleh pegawai penyelia.

7. PENGKELASAN KERTAS KERJA

Semua kertas kerja audit adalah dokumen rahsia dan menjadi hak milik Jabatan Audit Negara. Auditi dan orang awam tiada kuasa undang-undang untuk melihat atau mendapatkan kertas kerja audit. Oleh itu, Juruaudit hendaklah menjaga keselamatan maklumat kertas kerja ini supaya tidak terlepas kepada pihak ketiga. Juruaudit juga tidak dibenarkan menunjukkan maklumat bukti audit kepada sesiapa sahaja tanpa kebenaran daripada Ketua Audit Negara.

6

Bagi meningkatkan kawalan keselamatan terhadap maklumat kertas kerja , Juruaudit boleh mengkategorikan dokumen berkenaan sebagai “rahsia besar”,

“rahsia”, “sulit” atau “terhad” di mana perlu dan diselenggarakan mengikut

Panduan Keselamatan Kerajaan, Akta Rahsia Rasmi 1972, Akta Audit 1957, Panduan Sistem Fail Jabatan Audit Negara dan Panduan Sistem Fail Agensi Kerajaan.

Kertas kerja yang mengandungi dokumen Kerajaan yang dikelaskan hendaklah disimpan di dalam bilik fail dan kabinet berkunci. Juruaudit hendaklah mengamalkan sikap berhati-hati dan bertanggungjawab semasa mengendali dan mengawal keselamatan fail kertas kerja audit setiap masa.

8. PEMILIKAN DAN PENYIMPANAN KERTAS KERJA AUDIT

Kertas kerja audit adalah menjadi hak milik Jabatan Audit Negara dan tidak boleh diberi kepada auditi.

Juruaudit hendaklah mengambil langkah yang sesuai dan munasabah bagi mengawal dan menyimpan kertas kerja audit. Tempoh penyimpanan hendaklah ditetapkan mengikut peruntukan undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

9. PENUTUP

Kertas kerja audit yang standard dan berkualiti amat penting disediakan. Kertas kerja sedemikian dapat menjamin dan memelihara kualiti pengauditan dengan mengekalkan keyakinan orang awam kepada profesionalisme Jabatan Audit Negara.

Kertas kerja yang sempurna dapat membantu proses mengawal selia dan memastikan pengauditan disiapkan dalam tempoh 4 bulan dari tarikh penyata kewangan diterima mengikut Piagam Pelanggan Jabatan Audit Negara.

Comments

Popular posts from this blog

CONTOH KERTAS KERJA PROJEK KHIDMAT MASYARAKAT : ANAK YATIM

KOMUNIKASI

PENTADBIRAN KEWANGAN KERAJAAN MALAYSIA