BSMH2013 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


1.0    PENGENALAN
Pengurusan sumber manusia ialah integrasi dan koordinasi sumber manusia untuk bergerak secara efektif ke arah matlamat yang diingini dalam sesebuah organisasi (Zaidatol & Foo Say Fooi, 2007)[1]. Bagi Ulrich dan LaFasto (1995), PSM bertindak sebagai mekanisme yang menyampaikan mesej tertentu bagi membentuk tingkah laku pekerja yang diingini oleh organisasi[2]. Apabila wujudnya penafsiran terhadap suatu fenomena yang dikongsi secara bersama oleh sekumpulan manusia dalam organisasi, maka terbentuklah budaya sesebuah organisasi (Cooke & Rousseau, 1988)[3]. Hal ini sejajar dengan saranan beberapa pihak (Bowen & Ostroff , 2004; Den Hartog & Verburg, 2004) tentang peranan penting yang mungkin dimainkan oleh budaya organisasi dalam hubungan PSM dan prestasi organisasi.
Huselid (1994) serta Stewart dan Knowles (2000) menegaskan bahawa amalan pengambilan dan pemilihan pekerja akan memberi kesan ke atas prestasi organisasi secara keseluruhannya[4]. Sebenarnya tujuan umum pengambilan dan pemilihan pekerja adalah untuk mencari pekerja yang terbaik bagi sesuatu jawatan yang bersesuaian (picking the right person for the right job). Di samping itu pihak pengurusan atasan harus memastikan kuantiti dan kualiti sumber manusia dalam organisasi dapat menyokong segala misi, matlamat dan strategi organisasi. Atas dasar inilah pengambilan dan pemilihan pekerja dijalankan dengan teliti dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Gatewood dan Feild (1994) serta Scholarios, Lockyer dan Johnson (2003) mendefinisikan pengambilan dan pemilihan pekerja sebagai proses mengumpul dan menilai maklumat mengenai individu dalam proses menawarkan pekerjaan.
Sifat atau ciri budaya organisasi yang menekankan hubungan perorangan (Xenikou & Simosi, 2006), dan berorientasikan nilai kemanusiaan (Lok & Crawford, 2004; Parry & Proctor, 2003; Xenikou & Simosi, 2006), seperti mengambil berat tentang kebajikan pekerja,serta mementingkan pembuatan keputusan secara bersama berkait rapat dengan prestasi organisasi. Oleh sebab itu, boleh disimpulkan bahawa budaya organisasi memberi kesan terhadap pelbagai ukuran prestasi organisasi.
Jadual 1.1 : Fungsi dan aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan Sumber Manusia.

Fungsi

Aktiviti
Perancangan dan Perekrutan
Temuduga, perekrutan, ujian
Latihan dan Pembangunan
Orientasi, kemahiran, latihan, pendidikan, peningkatan produktiviti, pembangunan dan laluan kerjaya
Pampasan
Mentadbir gaji dan upah, penyediaan faedah dan elaun, bonus, penghargaan dan pujian, pampasan eksekutif, penilaian pekerjaan, struktur pampasan
Prestasi
Mengurus prestasi, membentuk piawaian prestasi, tindakan pembetulan, kaedah penilaian, temubual prestasi
Kemudahan
Insurans, pengurusan cuti, pelan persaraan, pembahagian keuntungan
Perkhidmatan Pekerja
Program bantuan pekerja, pemindahan kerja, perkhidmatan
Rekod peribadi
Sistem maklumat, rekod tentang pekerja
Pekerja dan Hubungan Komuniti/ Masyarakat
Kajian sikap, hubungan pekerja, pematuhan peraturan dan polisi, disiplin,  undang-undang buruh
Keselamatan dan kesihatan
Pembentukan polisi, pemantauan pelaksanaan polisi, penguatkuasaan, pengawasan keselamatan, latihan keselamatan, ujian kesihatan, penyediaan peralatan perlindungan peribadi
Perancangan strategik
Pengurusan sumber manusia antarabangsa, ramalan perancangan, gabungan dan perolehan

Berdasarkan aktiviti di atas, maka prinsip pengurusan sumber manusia boleh dirumuskan seperti berikut:

1.                 Untuk membekalkan pekerja kepada organisasi, iaitu dengan jumlah yang cukup, mempunyai kemahiran yang sesuai dan pada masa yang sesuai. Proses ini meliputi perancangan, perekrutan, pemilihan, orientasi dan perancangan berterusan.
2.                 Untuk membantu meningkatkan kelayakan dan kemahiran pekerja dengan menyediakan program-program latihan dan pengembangan, bantuan pendidikan, pertukaran dan pengurusan kerjaya.
3.                 Untuk memotivasikan pekerja bagi meningkatkan keberkesanan melalui program insentif, penilaian prestasi, kualiti kerja dan program pembangunan organisasi.
4.                 Untuk memastikan pekerja yang berkebolehan kekal dan setia kepada organisasi melalui program seperti pampasan dan kemudahan, ganjaran, kenaikan pangkat, perhubungan majikan dan pekerja, dan program bantuan pekerja.
5.                 Untuk memberhentikan pekerjaan dalam suasana yang konsisten dengan matlamat organisasi, di samping tidak merendahkan martabat pekerja tersebut di mata pekerja lain.

2.0    LATARBELAKANG ORGANISASI
Description: logocomfirmkecil
Institusi Audit telah wujud di Tanah Melayu sejak pentadbiran British pada awal abad ke 20 bagi memperkukuhkan sistem pentadbiran kewangan Kerajaan. Pada ketika itu ia wujud secara berasingan mengikut negeri iaitu Negeri Melayu Bersekutu dan Negeri Selat. Di setiap Negeri Melayu Bersekutu, Institusi ini dikenali dengan nama Audit Office dan diketuai oleh State Auditor. Ibu pejabat bagi Audit office ini terletak di Kuala Lumpur dan diketuai oleh seorang Chief Auditor.

Institusi Audit Negara yang lebih tersusun dari segi struktur dan bidang tugasnya bermula pada tahun 1906 di mana Ketua Audit Negara untuk Negeri Melayu Bersekutu pertama iaitu W.J.P Hume dilantik. Pada tahun 1932 kedua-dua Institusi digabungkan dan diletakkan di bawah kawalan Director of Colonial Audit yang berpusat di London. Tugas pengauditan dipertanggungjawabkan kepada Auditor of the Straits Settlements and the Federated Malay States yang berpusat di Kuala Lumpur. Menjelang kemerdekaan Tanah Melayu pada tahun 1957, jawatan Director of Audit Malaya ditukar kepada nama Ketua Audit Negara. Pelantikan Ketua Audit Negara serta tanggungjawabnya termaktub di bawah Perkara 105 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957[5].
Description: carta jan.web- update april 2016 5
Bagi memacu kualiti perkhidmatan yang unggul di Jabatan Audit Negara (JAN), Pelan Strategik Sumber Manusia JAN 2013-2015 telah diwujudkan untuk melahirkan modal insan yang memiliki sikap, kemahiran, pengetahuan dan nilai-nilai murni yang cemerlang dalam melaksanakan tanggungjawab berdasarkan tiga (3) asas utama iaitu Cepat, Tepat dan Berintegriti. Dalam merealisasaikan Pelan Strategik Sumber Manusia, cabaran utama yang perlu dihadapi adalah untuk memastikan nilai-nilai teras, strategik teras, pelaksanaan strategi dan pelan tindakan dapat dilaksanakan dengan berkesan, bagi menyediakan modal insan yang terbaik. Pelan tersebut juga adalah seiring dengan fokus pembangunan modal insan di dalam Pelan Strategik Jabatan Audit Negara 2011-2015.


2.1    Fungsi Penstafan
Proses penstafan merupakan salah satu proses pengurusan yang melibatkan proses pengambilan pekerja, pemilihan, orientasi, latihan dan pembangunan, penilaian prestasi, pertukaran tugas, pampasan organisasi dan penamatan.

Mengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe ( 1986), perancangan sumber manusia adalah proses di mana pengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan kerja-kerja organisasi.

Pengrekrutan dan pengambilan kakitangan menyediakan rangka kerja keseluruhan untuk proses perancangan, merekrut, memilih, dan mengambil kakitangan. Matlamat pengambilan untuk mengenalpasti kakitangan yang paling bijak, paling versatil yang organisasi kehendaki. Pengekalan kakitangan terbaik bermula dengan pengambilan yang berkesan dan proses pengambilan kakitangan, strategi, dasar dan prosedur.


Pengrekrutan didefinisikan sebagai proses menarik, menyaring dan memilih individu yang berkelayakan untuk jawatan dalam sesebuah organisasi. Penstafan pula bermaksud proses memilih dan melatih individu untuk fungsi kerja yang khusus dan meletakkan mereka dengan tanggungjawab yang berkaitan.

Pengambilan merupakan satu proses mengenalpasti dan menarik minat calon yang berkelayakan untuk mengisi jawatan yang kosong di dalam organisasi melalui aktiviti-aktiviti pengiklanan dan lawatan ke kampus pengajian. Proses pengambilan pekerja dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti :-

Ø  Peraturan kerajaan
Ø  Polisi syarikat
Ø  Permintaan dan penawaran buruh
Ø  Kemahiran dan kelulusan

Manakala calon-calon pekerja yang sesuai untuk sesuatu jawatan kosong di dalam organisasi boleh diperolehi dari sumber-sumber berikut:-

Sumber dalaman iaitu pekerja yang sedang bekerja dengan organisasi sekarang.
Sumber luaran iaitu individu-individu di luar organisasi seperti di sekolah-sekolah, institusi pengajian tinggi, jabatan buruh , organisasi swasta dan orang perseorangan.

Kaedah yang biasa digunakan untuk mengambil pekerja ialah melalui :-

Ø  Permohonan dan temuduga terus dari calon secara walk in atau write in.
Ø  Maklumat atau pengiklanan melalui pekerja.
Ø  Memaklumkan kepada agensi-agensi tertentu seperti jabatan buruh dan lain-lain.
Ø  Membuat pengiklanan menerusi media cetak dan media elektronik.

Pemilihan
Pemilihan merupakan proses untuk memilih calon yang terbaik daripada sejumlah calon-calon yang memohon untuk mengisi kekosongan jawatan pada sesuatu masa yang tertentu. Prosedur pemilihan pekerja adalah seperti berikut:-


Borang permohonan
Calon-calon yang berminat akan mengisi borang permohonan kerja yang mengandungi maklumat peribadi, mengemukakan resume dan salinan sijil-sil berkaitan yang disahkan.


Ujian untuk proses pemilihan
Ujian-ujian tertentu seperti ujian kecerdasan, ujian bakat dan ujian personaliti dijalankan dalam proses pemilihan.


Temuduga
Calon-calon yang berjaya melepasi dua prosedur pemilihan di atas akan dipanggil untuk ditemuduga supaya pihak pengurusan dapat memperolehi maklumat yang terperinci mengenai kelayakan calon. Manakala calon pula akan memperolehi maklumat berkaitan dengan syarikat.


Semakan rujukan
Pengurus akan mendapatkan maklumat tambahan calon daripada orang-orang yang tertentu yang dimaklumkan oleh calon dalam permohonan.


Pemeriksaan Kesihatan
Calon-calon yang berjaya disyaratkan untuk menjalani pemeriksaan kesihatan sebelum dibenarkan bekerja untuk memastikan tahap kesihatan calon memenuhi keperluan.


Tawaran pekerjaan
Calon-calon yang berjaya melepasi prosedur pemilihan di atas akan menerima surat tawaran pekerjaan.

Di Jabatan Audit Negara mengamalkan dua cara penmilihan sataf iaitu luaran dan juga dalaman. Melalui kaedah luaran,  Suruhanjaya Perkhidmatan Awam akan memanggil calon yang mengisi boring permohanan secara online dan mengaturkan temuduga. Semasa temuduga selain pegawai dari SPA, Jabatan Audit Negara juga menghantar wakil semasa proses temuduga calon. Calon yang Berjaya akan mendapat surat tawaran daripada SPA.

Manakala bagi penstafan dalaman, Jabatan Audit Negara akan mengambil kakitangan dalaman bagi mengisi jawatan. Biasanya kakitangan yang cemerlang dan berkelayakan akan ditawarkan kenaikan pangkat secara dalamn dan tidak melibatkan SPA.

2.2    Pembangunan Sumber manusia
Pembangunan sumber manusia ditakrifkan sebagai satu usaha untuk melatih dan membimbing sumber manusia di dalam sesebuah organisasi. Ia bertujuan untuk mencapai tahap kecekapan dan kepakaran serta mempunyai kemahiran bagi disumbangkan kepada organisasi semula. Sementara itu, pengurusan sumber manusia pula ditakrifkan sebagai usaha pengurusan yang bersistematik di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kehendak-kehendak organisasi dicapai. Kajian ini dilaksanakan bagi melihat sejauhmana kefahaman seseorang pengamal pembangunan sumber manusia tentang erti pembangunan sumber manusia.

Orientasi
Orientasi merupakan proses untuk memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru dengan suasana pekerjaan organisasi. Orientasi bertujuan untuk :-
Ø  Menghasilkan pengharapan tugas yang realistik
Ø  Menambahbaik produktiviti melalui pelaksanaan tugas dengan sempurna.
Ø  Menjimatkan masa dan usaha dalam menyelia dan melatih pekerja baru
Ø  Membaiki kedudukan pekerjaan dengan peningkatan keyakinan diri
Ø  Mengurangkan konflik di kalangan pekerja lama.
Ø  Latihan dan Pembangunan

Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat. Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :-
Ø  Penilaian prestasi.
Ø  Analisis keatas keperluan pekerjaan.
Ø  Analisis organisasi.
Ø  Pandangan pekerja.
Jenis-jenis latihan yang biasa dilaksanakan ialah :-
Ø  Latihan sambil bekerja
Ø  Latihan di luar tempat kerja
Ø  Latihan intensif
Ø  Latihan penginstitusian yang dikendalikan oleh profesional dari institusi khusus.
Pembangunan pula merupakan program-program yang menekankan aspek kepimpinan , produktiviti dan isu-isu organisasi yang bertujuan untuk memberi pengetahuan tentang konsep-konsep teoritikal, untuk memperkayakan organisasi melalui program sumber manusia serta menyedarkan pengurus terhadap tanggungjawab mereka. Diantara beberapa contoh pembangunan yang biasa dilaksanakan ialah :-
Ø  Latihan formal yang diadakan di bilik darjah dengan waktu yang ditetapkan mengikut kurikulum tertentu.
Ø  Latihan formal off job seperti seminar atau bengkel yang dilaksanakan oleh institusi latihan.
Ø  Pusingan tugas iaitu bertukar dari satu penempatan/kedudukan ke penempatan/ kedudukan lain.
Ø  Development Position iaitu menempatkan pengurus yang kurang mahir bersama pengurus yang lebih mahir untuk sementara waktu.

Kesemua orientasi, latihan dan pembangunan dijalankan oleh jabatan Audit Negara di Akademi mereka sendiri. Jabatan Audit Negara telah membina Akademi Audit Negara (AAN) di bawah Rancangan Malaysia Ke-8 bernilai RM 42.42 juta. Projek ini terletak di Bandar Enstek, Negeri Sembilan dan siap dibina pada Jun 2005. Adalah menjadi hasrat Jabatan Audit Negara agar Akademi ini dapat digunakan sebagai landasan bagi meningkatkan profesionalisme dan sebagai Badan Akreditasi untuk Juruaudit Sektor Awam. Selain itu, Akademi ini juga berfungsi bagi meningkatkan kesedaran pegawai awam mengenai pentingnya akauntabiliti awam melalui penawaran kursus dalam bidang utama seperti pengauditan, ICT, perakaunan dan pengurusan.

Penilaian prestasi
Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja. Penilaian prestasi bertujuan untuk :-
Ø  Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka.
Ø  Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja meningkatkan prestasi.
Ø  Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.
Ø  Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembanguna pekerja.
Ø  Memberi maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan atau pembesaran organisasi.

Penilaian prestasi boleh dibahagikan kepada dua kategori:
Ø  Penilaian tidak formal: proses memberi maklumbalas yang berpanjangan kepada pekerja tentang apakah yang dicapai oleh mereka setakat ini dan penilaian ini dilakukan setiap hari.
Ø  Penilaian formal: dilakukan setiap dua tahun seklai ataupun setahun sekali.

Tugas dan tanggungjawab untuk menilai prestasi pekerja dilakukan Ketua Seksyen Audit yang terlibat dan Pengarah Audit Negeri. Penilaian prestasi penting bagi kenaikan gaji tahunan kakitangan.

2.3    Pampasan dan faedah
Menurut Dr. Zafir Mohd Makhbul dan Fazilah Mohamad Hasun pula, pampasan dan faedah boleh dinyatakan sebagai upah dan gaji ataupun cuti tahunan serta kemudahan yang disediakan oleh organisasi dan juga bidang pekerjaan itu sendiri. Mereka juga berpendapat bahawa semua bentuk pembayaran atau ganjaran yang diterima oleh setiap pekerja daripada majikan sebagai balasan kepada perkhidmatan yang telah diberikan.

Pampasan organisasi
Pampasan organisasi merupakan sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi kerana sumbangan yang mereka berikan. Ganjaran-ganjaran yang diterima terdiri daripada gaji dan upah, kenaikan gaji, bonus, insentif dan lain-lain yang berkaitan dengan kewangan. Objektif sistem pampasan adalah untuk memberikan ganjaran kepada pekerja secara adil dan setimpal dengan usaha mereka dan sebagai daya tarikan untuk mengekalkan kerja yang cekap dan efektif. Pampasan terdiri daripada dua bentuk iaitu pampasan kewangan dan faedah organisasi. Pampasan kewangan adalah seperti pencen, insuran , pendidikan, percutian dan pelbagai kemudahan sampingan termasuk rawatan pergigian dan cuti bersalin. Pampasan dalam bentuk faedah organisasi terbahagi kepada dua iaitu berbentuk kewangan seperti insuran keselamatan dan cuti bergaji. Manakala faedah yang bukan berbentuk kewangan adalah untuk meningkatkan kualiti hidup pekerja seperti cuti bersalin, cuti melanjutkan pelajaran, pusat perkhidmatan kanak-kanak dan perkhidmatan kaunseling.
Semua staf jabatan Audit Negara menikmati pampasan dan faedah seperti di atas kerana mereka merupakan Penjawat Awam. Pencen dan ganjaran diuruskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

2.4    Kesihatan dan keselamatan
Kesihatan dan keselamatan pekerjaan merupakan satu bidang yang bertujuan melindungi kesihatan, keselamatan dan kebajikan pekerja. Keselamatan tempat kerja merupakan suatu aspek penting di dalam sesebuah organisasi syarikat. Ia merupakan salah satu tanggungjawab majikan di bawah Akta Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan 1994 Malaysia untuk mengambil berat tentang kesihatan dan keselamatan para pekerja ketika bekerja di dalam sesebuah syarikat. Akta ini dikawalselia oleh Jabatan Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan dari Kementerian Sumber Manusia.

Keselamatan Pekerjaan diperkenalkan oleh Jabatan Kilang dan Jentera dari Kementerian Sumber Manusia berikutan peristiwa letupan kilang mercun Bright Sparkler di Sungai Buloh yang berlaku pada 1991. Ketika berlakunya kejadian tersebut, berpuluh-puluh pekerja terperangkap dan seramai 26 orang terkorban di dalam insiden tersebut. Selepas 1994, Sebuah akta ditubuhkan dan diberi nama Akta Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan. Jabatan Kilang dan Jentera mula menguatkuasakan akta ini dan seterusnya nama jabatan tersebut ditukar kepada Jabatan Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan.
Kakitangan Jabatan Audit Negara juga sama dengan penjawat awam yang lain menikmati kemudahan rawatan kesihatan di Hospital-hospital atau klinik-klinik kerajaan secara percuma kecuali rawatan khas tertentu yang memerlukan bayaran. Keselamatan pekerjaan di tempat kerja  juga sentiasa dipantau oleh Ketua Jabatan dan Kementerian Sumber Manusia.



3.0    Kesimpulan
Organisasi harus memberi tumpuan pada proses perolehan, pengambilan, pembangunan dan pengekalan sumber modal insan mereka melalui sistem PSM yang berkesan. Dapatan ini sejajar dengan pandangan Lado dan Wilson (1994) serta Prahalad dan Hamel (1990) bahawa keupayaan organisasi dalam menentu, membangun dan membentuk kecekapan organisasi merupakan faktor penting bagi menjamin kelebihan bersaing dan kecemerlangan sesebuah organisasi[6]. Dalam hal ini, pengurusan dan pelaksanaan PSM yang berkesan adalah perlu. Aspek perancangan sumber manusia yang baik dapat memastikan amalan pengambilan dan pemilihan pekerja yang berkesan. Perancangan sistematik ini juga dapat mengurangkan masalah yang berkaitan dengan sumber manusia (Nyamazana, 1990)[7]. Perkara ini perlu difikirkan, memandangkan era industri masa hadapan akan bertukar kepada industri pengeluaran berteknologi tinggi. Ini bermakna perubahan terhadap keperluan tenaga buruh akan berlaku. Proses pengambilan dan pemilihan pekerja pastinya akan turut berubah terutamanya dari segi kriteria pemilihan, sumber pengambilan dan kemahiran pekerja. Organisasi perlulah lebih peka terhadap perubahan yang berlaku dan seterusnya membentuk program pengambilan dan pemilihan pekerja yang lebih cekap dan berkesan. Begitu juga dengan Jabatan Audit Negara juga sentiasa merancang pembangunan sumber manusia contohnya melalui penibuhan Pelan Strategik Sumber Manusia 2013 – 2015.





.


Rujukan

1.      [1] Zaidatol Akmaliah Lope Pihie dan Foo Say Fooi. (2007). Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan. Penerbit Universiti Putera Malaysia. Serdang.
2.      [2] Ulrich, D., & LaFasto, F. (1995). Organizational ulture and human resource management. Dlm. G. R. Ferris, S. D. Rosen, & D. T. Barnum (Eds.), Handbook of Human Resource Managemen (317– 336). Massachusett s: Blackwell.
3.      [3] Cooke, R. A., & Rousseau, D. M. (1988). Behavioral norms and expectations: A quantitative approach to the assessment of organizational culture. Group & Organization Studies, 13(3), 245–273.
4.      [4] Torrington, D., & Hall, L., (1991). Personnel management: A new approach. Hemel Hempstead: Prentice Hall.

5.      www.jan.gov.my
6.      [6] Lado, A. A., & Wilson, M. C. (1994). Human resource systems and sustained competitive advantage: A competency-based perspective. Academy of Management Review, 19(4), 699–72

7.      [7] Nyamazana, M., (1990). Manpower planning and labour shortages. Ph.D. diss., School of Oriental Studies, London



Comments

Popular posts from this blog

CONTOH KERTAS KERJA PROJEK KHIDMAT MASYARAKAT : ANAK YATIM

KOMUNIKASI

PENTADBIRAN KEWANGAN KERAJAAN MALAYSIA