GMGM 3053 PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI

Top of Form

PENGENALAN

Latihan atau pembangunan sumber manusia merupakan suatu proses untuk meningkatkan potensi pegawai melalui penguasaan ilmu pengetahuan, pembinaan kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas secara efektif bagi memacu pencapaian misi dan visi organisasi. Bagi memastikan aspek perancangan dan pelaksanaan latihan dilaksanakan berasaskan kepada keperluan sebenar pegawai dan organisasi, proses Analisis Keperluan Latihan (TNA) perlu dilakukan. TNA merupakan langkah asas yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu sebelum sesuatu perancangan mengenai latihan dibuat. Objektif utama TNA ini dilaksanakan adalah untuk mengumpul dan menganalisis keperluan sebenar latihan bagi pegawai sesuai dengan tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang. Aspek ini penting kerana pelaksanaan latihan merupakan suatu pelaburan jangka panjang dan oleh itu ianya hendaklah menjadi suatu program yang cost effective.[1]

Sungguhpun anda boleh bayar untuk mendapatkan perkhidmatan perunding yang akan jalankan analisis keperluan latihan, juga dikenali sebagai pengenalan keperluan latihan (TNA) atau analisis keperluan pembelajaran (LNA) untuk organisasi anda, tetapi anda sepatutnya boleh jalankan latihan dengan sendiri. Analisis keperluan latihan (TNA) ialah satu tugas yang perlu dilaksanakan selalu. Sebaik sahaja TNA habis dijalankan, anda boleh tahu sama ada wujudnya perbezaan antara kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang diperolehi pekerja anda sekarang berbanding dengan kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang diperlukan oleh syarikat anda sekarang dan pada masa depan yang terdekat.

TNA memberi maklumat seperti:

1. Apakah latihan yang diperlukan untuk pekerja dalam organisasi anda?

2. Siapakah pekerja yang perlukan latihan?

3. Apakah kandungan yang patut ada dalam latihan?

Sebaik sahaja maklumat di atas diperolehi, anda boleh buat keputusan lain seperti:

1. Siapakah yang akan jalankan latihan?

2. Apakah kandungan terperinci dan kaedah penyampaian yang sesuai sekali?

3. Di mana latihan akan diadakan?

4. Apakah keperluan bajet untuk program-program?

5. Bilakah latihan akan diadakan?

ANALISIS ORGANISASI :  AKADEMI AUDIT NEGARA

Jabatan Audit Negara telah membina Akademi Audit Negara (AAN) di bawah Rancangan Malaysia Ke-8 bernilai RM 42.42 juta. Projek ini terletak di Bandar Enstek, Negeri Sembilan dan siap dibina pada Jun 2005. Pembinaannya telah mula dijalankan pada 15 Ogos 2002 dan siap dibina sekitar Jun 2005. AAN mula beroperasi sepenuhnya pada 24 September 2005. Perasmiannya telah dilaksanakan oleh YBhg. Tan Sri Samsudin bin Osman, Ketua Setiausaha Negara pada 24 November 2005.

Adalah menjadi hasrat Jabatan Audit Negara agar Akademi ini dapat digunakan sebagai landasan bagi meningkatkan profesionalisme dan sebagai Badan Akreditasi untuk Juruaudit Sektor Awam. Selain itu, Akademi ini juga berfungsi bagi meningkatkan kesedaran pegawai awam mengenai pentingnya akauntabiliti awam melalui penawaran kursus dalam bidang utama seperti pengauditan, ICT, perakaunan dan pengurusan.[2]

Visi Akademi Audit Negara

Menjadi Institusi Latihan yang terunggul di dunia dalam bidang pengauditan sektor awam.

Misi Akademi Audit Negara

Memberi latihan yang berkualiti untuk mempertingkatkan budaya kerja cemerlang, gemilang dan terbilang.

Objektif Akademi Audit Negara

·         Mengendalikan latihan secara cekap dan berkesan.

·         Membentuk dan melahirkan pegawai yang terlatih, cekap, mahir dan berwibawa dalam kerja pengauditan.

·         Meningkatkan kecekapan dan kepakaran warga Jabatan dalam pelbagai bidang.

·         Menerokai potensi dalam program jarak jauh dan e-pembelajaran.

·         Membuat sumbangan terhadap pemantapan pengurusan kewangan sektor awam melalui latihan yang diberikan

 

JAWATANKUASA LATIHAN JABATAN AUDIT NEGARA

(sumber : Akademi Audit Negara)

(sumber : Akademi Audit Negara)

Sekolah Pengauditan berperanan menyediakan latihan kepada pegawai-pegawai Audit untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam pengauditan sektor awam. Sekolah Pengauditan diketuai oleh seorang Ketua Sekolah Gred W48, dibantu oleh 2 Penolong Pengarah Audit Gred W41 dan 2 Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan dan Peringkat Lanjutan.

Sekolah IT berperanan menyediakan latihan kepada pegawai-pegawai Audit untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam pengauditan IT sektor awam. Sekolah IT diketuai oleh Ketua Sekolah Gred W44 yang dibantu oleh seorang Penolong Pengarah Audit Gred W41 dan seorang Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan dan Peringkat Lanjutan.

Sekolah Perakaunan bertanggungjawab menyediakan latihan kepada pegawai-pegawai Audit untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam perakaunan dan pengurusan kewangan sektor awam. Sekolah Perakaunan diketuai oleh Ketua Sekolah Gred W44 dan dibantu oleh seorang Penolong Pengarah Audit Gred W41 serta seorang Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan dan Peringkat Lanjutan.

Sekolah Pengurusan bertanggungjawab menyediakan latihan kepada pegawai Audit yang baru dilantik dan pegawai-pegawai lain untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam aspek pengurusan. Sekolah Pengurusan diketuai oleh Ketua Sekolah Gred W44 dan dibantu oleh seorang Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 4 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan, Peringkat Lanjutan dan Peringkat Peralihan.

Akademi Audit Negara merupakan sebuah Institusi Latihan Awam khusus untuk melatih warga Jabatan Audit Negara (JAN) dengan ilmu dan kemahiran yang diperlukan untuk menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan  pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan aktiviti dan program serta meningkatkan akauntabiliti. Oleh itu Akademi Audit Negara telah menyediakan program latihan yang berkesan bagi semua warga JAN dan memberikan ruang secukupnya untuk mereka mempertingkatkan budaya kerja cemerlang. Akademi Audit Negara telah melaksanakan kursus untuk peserta dalam negeri dan luar negara.

Akademi Audit Negara memikul tanggungjawab yang tinggi untuk memastikan semua warga JAN menerima latihan sekurang-kurangnya tujuh hari dalam setahun. Akademi Audit Negara perlu memastikan semua kursus yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Latihan JAN dilaksanakan dengan sempurna. Pada tahun 2012, Akademi Audit Negara telah melangkah setapak lagi dalam pendekatan pembelajarannya dengan mewujudkan kerjasama dengan Institut Perakaunan Negara (IPN) dalam melaksanakan beberapa kursus tertentu, antaranya ialah CAATT’s Data Downloading dan Kursus Perakaunan Kerajaan yang dijalankan di IPN, Sabak Bernam. Pencapaian pelaksanaan kursus bagi tiga tahun mengikut sekolah masing-masing seperti di Jadual.[3]

JADUAL 1 : PENCAPAIAN PELAKSANAAN KURSUS BAGI TAHUN 2010-2012 OLEH AKADEMI AUDIT NEGARA

SEKOLAH	TAHUN 2010	TAHUN 2011	TAHUN 2012
	BIL. KURSUS	BIL. KURSUS	BIL. KURSUS
Sekolah Pengauditan	30	31	32
Sekolah Perakaunan	25	17	21
Sekolah IT	18	27	38
Sekolah Pengurusan	21	17	16
JUMLAH	94	92	107

(sumber : Akademi Audit Negara)

Berdasarkan Jadual 1, saya dapat merumuskan pencapaian penganjuran kursus oleh Akademi Auidt Negara sepanjang tahun 2010-2012 seperti di Graf 1 seperti di bawah : -

GRAF 1 : PENCAPAIAN PENGANJURAN KURSUS OLEH AKADEMI AUDIT NEGARA SEPANJANG TAHUN 2010-2012

Pada tahun 2010, Akademi Audit Negara paling banyak menganjurkan kursus pengauditan dan paling sedikit ialah kursus IT. Manakala bagi tahun 2011 pula, kursus pengauditan masih menjadi fokus utama dalam memberikan latihan kepada kakitangan dan yang paling minimum dianjurkan pula adalah kursus perakaunan. Selain itu, pada tahun 2012, Akademi Audit Negara telah membuat perubahan drastik apabila lebih mengutamakan kursus IT  berbanding kursus-kursus yang lain dan yang paling minimum dianjurkan ialah kursus pengurusan. Ini membuktikan Akademi Audit Negara telah membuat semakan atau kajian terhadap kursus yang dianjurkan oleh pihak mereka setiap tahun.

Selaras dengan perubahan masa dan zaman teknologi yang serba moden sekarang, kerja-kerja pengauditan oleh Jabatan Audit Negara sekarang lebih mengutamakan penggunaan ICT bagi memudahkan dan mepercepatkan analisis data dan kerja seharian. Contohnya mereka sudah lama menggunalan perisian Audit Command Language (ACL) bagi memudahkan penganalisaan data secara elektronik. Selain itu, dalam tugas pengauditan Kewangan, warga Jabatan Audit Negara seharusnya mahir dalam beberapa sistem Kewangan secara elektronik yang diwujudkan dalam agensi Kerajaan seperti penggunaan sistem Espkb, e-bidding, e-Perolehan, e-terimaan, dan lain-lain lagi.

Berdasarkan Kalendar Latihan Akademi Audit Negara bagi tahun 2013 seperti di Lampiran 1, saya dapat merumuskan kesimpulan seperti berikut di Jadual 2 dan Graf 2.[4]

Jadual 2 : Jumlah Penganjuran kursus oleh Akademi Audit Negara bagi tahun 2013.

SEKOLAH	BIL. KURSUS ( 2013)
Sekolah Pengauditan	31
Sekolah Perakaunan	16
Sekolah IT	15
Sekolah Pengurusan	25
JUMLAH	87

              (sumber : Akademi Audit Negara)

Graf 2 : Pencapaian Pengajuran Kursus bagi tahun 2013

Mengikut Graf 2 diatas, bagi tahun 2013 Akademi Audit Negara mengubah corak keutamaan kursus apabila menganjurkan kursus pengauditan paling banyak dan kursus It paling sedikit. Perubahan ini pastinya berdsarakan sasaran dan keperluan latihan bagi warga kerja Jabatan Audit Negara yang semakain bertambah setiap tahun bagi meningkatkan lagi keupayaan serta kecekapan kerja pengauditan yang semakin hari semakin mencabar.

Permohonan boleh dengan menghantar surat rasmi kepada Pengarah Akademi Audit Negara. Bagi peserta Jabatan Audit Negara permohonan hendaklah dibuat melalui eSPP di portal http://eSPP.audit.gov.my AAN akan menghantar surat memohon pencalonan kepada Ketua Jabatan masing-masing. Pencalonan peserta adalah berdasarkan nama yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan masing-masing. Akademi Audit Negara bukan sahaja menawarkan kursus kepada kakitangan Jabatan Auidt Negara sahaja namu Kakitangan Awam Persekutuan, Negeri dan Badan Berkanun Persekutuan & Negeri yang lain boleh juga memohon kursus yang dianjurkan oleh AAN .

Antara kemudahan yang terdapat di AAN ialah bilik kuliah, makmal komputer, bilik sindiket, auditorium, Dewan Syarahan, perpustakaan, asrama lelaki dan wanita, surau, halangan Team Building, gimnasium, gelanggang tennis, gelanggang bola tampar, gelanggang Futsal, dan sebagainya seperti di Gambar 1 - Gambar 4.

Gambar 1 : Dewan Utama Akademi Audit Negara

Gambar 2 : Pemandangan keseluruhan Akademi Audit Negara

Gambar 3 : Kemudahan surau dan blok kuliah

Gambar 4 : Pintu masuk Akademi Audit Negara

ANALISIS TUGAS

Analisis tugas melibatkan usaha mengenalpasti aktiviti yang dilaksanakan dalam sesebuah pekerjaan serta yang diperlukan bagi melaksanakan aktiviti tersebut. untuk tujuan ini, maklumat daripada deskripsi dan spesifikasi kerja adalah amat berguna dalam memberikan maklumat yang berkaitan. Maklumat tentang piawaian prestasi perlu juga didapati bagi menjadi rujukan apakah tahap prestasi yang dianggap terbaik untuk organisasi. Dengan maklumat daripada analisis prestasi ini bolehlah ditentukan jenis latihan yang diperlukan dalam sesebuah pekerjaan. Ringkasnya selepas menjalankan analisis tugas, akan diketahui sekiranya terdapat pekerjaan yang telah mengalami perubahan akibat perubahan teknologi dan sebagainya yang menjadikan mereka yang melakukan pekerjaan tersebut memerlukan kemahiran baru.[5]

Tujuan Melakukan Analisis Pekerjaan

Data yang dikumpulkan dalam analisis pekerjaan mempunyai kesan yang besar ke atas semua fungsi dalam pengurusan sumber manusia. Misalnya, sebelum sesuatu aktiviti perekrutan dijalankan, terlebih dahulu pekerjaan yang hendak ditawarkan ditentukan kategorinya, dimensi tugas, bidang tanggungjawab, kelayakan bakal penjawat serta peruntukan ganjaran yang sesuai. Setiap pekerjaan juga memerlukan tahap kemahiran, pengetahuan dan keupayaan yang berbeza. Tanpa analisis pekerjaan, semua maklumat ini tidak mungkin diperolehi. Oleh itu analisis pekerjaan bertujuan untuk mendapatkan jawapan kepada beberapa jawapan kepada persoalan penting seperti berikut:

1.                 Apakah tugasan fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja?

2.                 Bilakah kerja perlu disiapkan?

3.                 Tahap manakah kerja perlu dicapai?

4.                 Bagaimana pekerja melakukan kerja?

5.                 Kenapa kerja tersebut dilakukan?

6.                 Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja?

Analisis pekerjaan juga menyediakan ringkasan tugasan kerja dan tanggungjawab, menyatakan perkaitan antara kerja-kerja lain, menjelaskan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dan suasana persekitaran kerja. Analisis pekerjaan dilakukan dalam tiga keadaan iaitu:

                    i.Semasa organisasi mula ditubuhkan dan program analisis pekerjaan dicetuskan untuk pertama kali

                  ii.Apabila kerja baru mula diperkenalkan

                iii.Apabila kerja berubah secara signifikan disebabkan perubahan teknologi, kaedah dan prosedur atau sistem serta disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi.

Bagaimanapun, kebiasaannya analisis pekerjaan dilakukan kerana perubahan dalam sifat pekerjaan itu sendiri. Maklumat analisis pekerjaan kemudiannya digunakan untuk menyediakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan seperti di Jadual 3.

Jadual 3 : Analisis terhadap spesifikasi Jawatan utama di Jabatan Audit Negara : Penolong Juruaudit vs Juruaudit

Kriteria	Jawatan
	Penolong Juruaudit	Juruaudit
Gred	W27,W32,W36	W41,W44,W48,W52,W54
Syarat Lantikan	Diploma	Ijazah Sarjana Muda (Kepujian)
Jenis Skim Perkhidmatan	Kumpulan Sokongan I	Pengurusan & Profesional
Peringkat Pemilihan Kakitangan	i.Peperiksaan (Assessment centre) ii.Temuduga	i.Peperiksaan bertulis ii.Audit Assessment Centre (AAC) iii.Temuduga
Tahun diperkenalkan Audit Assessment Centre	2013	2012
Deskripsi Tugas	Menolong Juruaudit dalam menjalankan auditan terhadap akaun dan aktivit-aktiviti Kerajaan, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan dan lain-lain kumpulan wang yang di bawah bidang kuasa Ketua Audit Negara	Mengaudit dan menyediakan draf Laporan Audit, Akaun-akaun Kerajaan, Badan-badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Agama Islam dan lain-lain kumpulan wang.

(sumber : Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia)

Walaupun syarat jawatan tersebut telah ditetapkan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, namun mulai tahun 2013, Jabatan Audit Negara telah memohon kepada SPA supaya diadakan Assessment Centre bagi membuat pra penilaian ke atas calon Penolong juruaudit Gred W27 sebelum diapanggil temuduga. Antara soalan yang ditanya dalam asseement centre ialah soalan pengetahuan am, soalan matematik dan soalan kemahiran berfikir. Oleh itu, pemilihan kakitangan Jabatan Audit Negara menjadi semakin sukar dan mencabar kerana terpaksa memilih modal insan yang terbaik bagi menggalas tugas jabatan.[6]

Perekrutan dan pemilihan pula akan menjadi tidak tersusun jika perekrut tidak memahami kelayakan yang diperlukan oleh calon-calon untuk melakukan sesuatu pekerjaan tertentu. Tanpa deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang terkini, pekerja-pekerja akan direkrut dan dipilih tanpa garis panduan yang jelas. Ini akan memberi kesan ke atas usaha memadankan di antara penawat jawatan agar keserasian berlaku. Di samping itu, maklumat spesifikasi pekerjaan adalah penting untuk mengenalpasti keperluan sumber manusia. Jika sekiranya spesifikasi mencadangkan agar sesuatu pekerjaan memerlukan pegetahuan, kemahiran dan kebolehan yang tertentu, sedangkan calon yang menjawat jawatan tersebut tidak memiliki kesemua syarat  spesifikasi yang telah ditetapkan, maka latihan dan pembangunan adalah sesuai untuk mereka.

ANALISIS INDIVIDU

Analisis individu atau pekerja pula adalah bertujuan untuk mengenalpasti pekerja yang memerlukan latihan serta jenis latihan yang diperlukan oleh setiap daripada mereka. Perkara pertama yang perlu dilakukan adalah menyemak rekod penilaian prestasi setiap pekerja. Walau bagaimanapun, maklumat penilaian prestasi seringkali memberitahu kepada kita prestasi siapa yang kurang memuaskan, tetapi tidak ada maklumat tentang sebab prestasi yang kurang baik. Maklumat ini adalah penting kerana tidak semua masalah prestasi boleh diselesaikan dengan latihan.

Penilaian Keperluan

Menilai keberkesanan latihan adalah satu aspek latihan yang sangat penting. Namun begitu, kebanyakan organisasi kurang mengambil berat tentang aspek penilaian ini. Ini merupakan sesuatu yang merugikan kerana membentuk program latihan dan memberi latihan kepada pekerja melibatkan kos yang agak besar, bukan sahaja dari segi kewangan, bahkan dari segi masa dan lain-lain persediaan. Maka dengan itu, sudah tentu kita mahu memastikan bahawa wang yang dilaburkan ini memberikan pulangan yang positif kepada organisasi.

Akhir sekali, penilaian juga dilakukan dengan melihat kepada hasil organisasi seperti peningkatan produktiviti dan keuntungan, serta pengurangan ketidakpuasan hati pelanggan, kos dan bahan buangan,. Namun begitu, untuk menentukan samada hasil yang diterima ini adalah hasil daripada latihan ataupun tidak, bukanlah suatu yang mudah. Ini kerana adalah bagi satu-satu tahun operasi itu, organisasi biasanya melaburkan wang untuk pelbagai aktiviti yang dapat meningkatkan keuntungan dan mengurangkan kos. Walaupun  begitu, ini tidak bermaksud mengukur hasil boleh diabaikan. Ini menunjukkan bahawa semua pelaburan yang dibuat oleh organisasi terhadap sumber manusia dan juga sumber-sumber lain, hendaklah dipastikan memberi pulangan yang baik kepada organisasi. Hasil daripada kursus yang dianjurkan oleh Akademi Audit Negara kita boleh menilai sejauh mana pencapaian Jabatan Audit Negara dan Bahagian Audit Dalam di setiap kementerian bahawa adakah objektif atau sasaran tahunan jabatan tercapai atau tidak.[7]

KESIMPULAN

Organisasi sekarang ini dilanda dengan pelbagai bentuk perubahan dari segi ekonomi, teknologi dan trend sosial. Ini telah menjadikan latihan sebagai satu perkara yang sangat penting bagi memastikan prestasi dan produktiviti pekerja yang tinggi. Bagi memastikan program latihan berkesan, adalah dicadangkan bahawa organisasi menggunakan pendekatan sistem yang mempunyai empat fasa iaiatu fasa keperluan latihan, fasa rekabentuk, fasa peleksanaan program latihan dan fasa penilaian program latihan.  Program latihan yang berkesan sememangnya sesuatu yang diidamkan oleh semua majikan.

 Melalui pendekatan sistem ini, suatu program latihan yang terancang dapat dilaksanakan. Oleh yang demikian, semua pihak dalam organisasi perlu terlibat dalam membentuk program latihan supaya latihan yang disediakan betul-betul memenuhi keperluan organisasi dan akan memberi pulangan yang sepatutnya kepada organsiasi.

Pepatah Bahasa Inggeris ada mengatakan : -

“If you’re planning for one year,  grow rice.

If you’re planning for 20 years,  grow trees.

If you’re planning for centuries,  grow human resource.”

Rujukan

1.     Human Resource Management: Principles & Practices, by Maimunah Aminuddin, 2nd ed, Oxford University Press

2.     http://www.akademi.audit.gov.my/ (laman rasmi Akademi Audit Negara)

3.     https://www.audit.gov.my/images/pdf/2013/Laporan_Aktiviti_2012/laporan%20aktiviti%20jabatan%20audit%20negara%202012.pdf

4.     Kalendar Latihan Tahun 2013 Akademi Audit Negara

5.      Human Resource Management (2nd ed, 2011, Oxford University Press)

6.     http://www.spa.gov.my/Portal/Deskripsi_Tugas/Diploma/2215

7.     www.audit.gov.my (Laman rasmi Jabatan Auidt Negara)

LAMPIRAN 1

Bottom of Form