GMGM 3053 PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI
PENGENALAN
Latihan
atau pembangunan sumber manusia merupakan suatu proses untuk meningkatkan
potensi pegawai melalui penguasaan ilmu pengetahuan, pembinaan kemahiran dan
sikap yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas secara efektif bagi
memacu pencapaian misi dan visi organisasi. Bagi memastikan aspek perancangan
dan pelaksanaan latihan dilaksanakan berasaskan kepada keperluan sebenar
pegawai dan organisasi, proses Analisis Keperluan Latihan (TNA) perlu
dilakukan. TNA merupakan langkah asas yang perlu dilaksanakan
terlebih dahulu sebelum sesuatu perancangan mengenai latihan dibuat. Objektif
utama TNA ini dilaksanakan adalah untuk mengumpul dan
menganalisis keperluan sebenar latihan bagi pegawai sesuai dengan tugas dan
tanggungjawab jawatan yang disandang. Aspek ini penting kerana pelaksanaan
latihan merupakan suatu pelaburan jangka panjang dan oleh itu ianya hendaklah
menjadi suatu program yang cost effective.[1]
Sungguhpun anda
boleh bayar untuk mendapatkan perkhidmatan perunding yang akan jalankan
analisis keperluan latihan, juga dikenali sebagai pengenalan keperluan latihan
(TNA) atau analisis keperluan pembelajaran (LNA) untuk organisasi anda, tetapi
anda sepatutnya boleh jalankan latihan dengan sendiri. Analisis keperluan
latihan (TNA) ialah satu tugas yang perlu dilaksanakan selalu. Sebaik sahaja
TNA habis dijalankan, anda boleh tahu sama ada wujudnya perbezaan antara
kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang diperolehi pekerja anda sekarang
berbanding dengan kemahiran, sikap dan ilmu pengetahuan yang diperlukan oleh
syarikat anda sekarang dan pada masa depan yang terdekat.
TNA memberi
maklumat seperti:
1.
Apakah latihan yang diperlukan untuk pekerja dalam organisasi anda?
2.
Siapakah pekerja yang perlukan latihan?
3. Apakah kandungan
yang patut ada dalam latihan?
Sebaik sahaja
maklumat di atas diperolehi, anda boleh buat keputusan lain seperti:
1.
Siapakah yang akan jalankan latihan?
2.
Apakah kandungan terperinci dan kaedah penyampaian yang sesuai sekali?
3.
Di mana latihan akan diadakan?
4.
Apakah keperluan bajet untuk program-program?
5. Bilakah
latihan akan diadakan?
ANALISIS ORGANISASI : AKADEMI AUDIT NEGARA
Jabatan Audit Negara telah membina Akademi Audit Negara (AAN) di
bawah Rancangan Malaysia Ke-8 bernilai RM 42.42 juta. Projek ini terletak di
Bandar Enstek, Negeri Sembilan dan siap dibina pada Jun 2005. Pembinaannya telah mula dijalankan pada 15 Ogos
2002 dan siap dibina sekitar Jun 2005. AAN mula beroperasi sepenuhnya pada 24
September 2005. Perasmiannya telah dilaksanakan oleh YBhg. Tan Sri Samsudin bin
Osman, Ketua Setiausaha Negara pada 24 November 2005.
Adalah menjadi hasrat Jabatan Audit Negara agar Akademi ini dapat
digunakan sebagai landasan bagi meningkatkan profesionalisme dan sebagai Badan
Akreditasi untuk Juruaudit Sektor Awam. Selain itu, Akademi ini juga berfungsi
bagi meningkatkan kesedaran pegawai awam mengenai pentingnya akauntabiliti awam
melalui penawaran kursus dalam bidang utama seperti pengauditan, ICT,
perakaunan dan pengurusan.[2]
Visi Akademi Audit Negara
Menjadi Institusi Latihan yang terunggul di dunia dalam bidang
pengauditan sektor awam.
Misi Akademi Audit Negara
Memberi latihan yang berkualiti untuk mempertingkatkan budaya
kerja cemerlang, gemilang dan terbilang.
Objektif
Akademi Audit Negara
·
Mengendalikan latihan secara
cekap dan berkesan.
·
Membentuk dan melahirkan
pegawai yang terlatih, cekap, mahir dan berwibawa dalam kerja pengauditan.
·
Meningkatkan kecekapan dan
kepakaran warga Jabatan dalam pelbagai bidang.
·
Menerokai potensi dalam program
jarak jauh dan e-pembelajaran.
·
Membuat sumbangan terhadap
pemantapan pengurusan kewangan sektor awam melalui latihan yang diberikan
JAWATANKUASA
LATIHAN JABATAN AUDIT NEGARA
(sumber : Akademi Audit Negara)
Sekolah Pengauditan berperanan menyediakan latihan kepada
pegawai-pegawai Audit untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam
pengauditan sektor awam. Sekolah Pengauditan diketuai oleh seorang Ketua
Sekolah Gred W48, dibantu oleh 2 Penolong Pengarah Audit Gred W41 dan 2
Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 3
peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan dan Peringkat Lanjutan.
Sekolah IT berperanan menyediakan latihan kepada pegawai-pegawai Audit
untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam pengauditan IT sektor awam. Sekolah
IT diketuai oleh Ketua Sekolah Gred W44 yang dibantu oleh seorang Penolong
Pengarah Audit Gred W41 dan seorang Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang
disediakan dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat
Pertengahan dan Peringkat Lanjutan.
Sekolah Perakaunan bertanggungjawab menyediakan latihan kepada
pegawai-pegawai Audit untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam
perakaunan dan pengurusan kewangan sektor awam. Sekolah Perakaunan diketuai
oleh Ketua Sekolah Gred W44 dan dibantu oleh seorang Penolong Pengarah Audit
Gred W41 serta seorang Penolong Juruaudit Gred W32. Kursus yang disediakan
dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan dan
Peringkat Lanjutan.
Sekolah Pengurusan bertanggungjawab menyediakan latihan kepada pegawai
Audit yang baru dilantik dan pegawai-pegawai lain untuk meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran dalam aspek pengurusan. Sekolah Pengurusan diketuai
oleh Ketua Sekolah Gred W44 dan dibantu oleh seorang Penolong Juruaudit Gred
W32. Kursus yang disediakan dibahagikan kepada 4 peringkat iaitu Peringkat
Asas, Peringkat Pertengahan, Peringkat Lanjutan dan Peringkat Peralihan.
Akademi
Audit Negara merupakan sebuah Institusi Latihan Awam khusus untuk melatih warga
Jabatan Audit Negara (JAN) dengan ilmu dan kemahiran yang diperlukan untuk
menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan
aktiviti dan program serta meningkatkan akauntabiliti. Oleh itu Akademi Audit
Negara telah menyediakan program latihan yang berkesan bagi semua warga JAN dan
memberikan ruang secukupnya untuk mereka mempertingkatkan budaya kerja
cemerlang. Akademi Audit Negara telah melaksanakan kursus untuk peserta dalam
negeri dan luar negara.
Akademi
Audit Negara memikul tanggungjawab yang tinggi untuk memastikan semua warga JAN
menerima latihan sekurang-kurangnya tujuh hari dalam setahun. Akademi Audit
Negara perlu memastikan semua kursus yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa
Latihan JAN dilaksanakan dengan sempurna. Pada tahun 2012, Akademi Audit Negara
telah melangkah setapak lagi dalam pendekatan pembelajarannya dengan mewujudkan
kerjasama dengan Institut Perakaunan Negara (IPN) dalam melaksanakan beberapa
kursus tertentu, antaranya ialah CAATT’s Data Downloading dan Kursus Perakaunan
Kerajaan yang dijalankan di IPN, Sabak Bernam. Pencapaian pelaksanaan kursus
bagi tiga tahun mengikut sekolah masing-masing seperti di Jadual.[3]
JADUAL 1 : PENCAPAIAN PELAKSANAAN
KURSUS BAGI TAHUN 2010-2012 OLEH AKADEMI AUDIT NEGARA
|
SEKOLAH
|
TAHUN
2010
|
TAHUN
2011
|
TAHUN
2012
|
|
BIL. KURSUS
|
BIL. KURSUS
|
BIL. KURSUS
|
|
|
Sekolah
Pengauditan
|
30
|
31
|
32
|
|
Sekolah
Perakaunan
|
25
|
17
|
21
|
|
Sekolah
IT
|
18
|
27
|
38
|
|
Sekolah
Pengurusan
|
21
|
17
|
16
|
|
JUMLAH
|
94
|
92
|
107
|
(sumber : Akademi Audit Negara)
Berdasarkan
Jadual 1, saya dapat merumuskan
pencapaian penganjuran kursus oleh Akademi Auidt Negara sepanjang tahun
2010-2012 seperti di Graf 1 seperti
di bawah : -
GRAF 1 : PENCAPAIAN PENGANJURAN
KURSUS OLEH AKADEMI AUDIT NEGARA SEPANJANG TAHUN 2010-2012
Pada
tahun 2010, Akademi Audit Negara paling banyak menganjurkan kursus pengauditan
dan paling sedikit ialah kursus IT. Manakala bagi tahun 2011 pula, kursus
pengauditan masih menjadi fokus utama dalam memberikan latihan kepada
kakitangan dan yang paling minimum dianjurkan pula adalah kursus perakaunan.
Selain itu, pada tahun 2012, Akademi Audit Negara telah membuat perubahan drastik
apabila lebih mengutamakan kursus IT
berbanding kursus-kursus yang lain dan yang paling minimum dianjurkan
ialah kursus pengurusan. Ini membuktikan Akademi Audit Negara telah membuat
semakan atau kajian terhadap kursus yang dianjurkan oleh pihak mereka setiap
tahun.
Selaras
dengan perubahan masa dan zaman teknologi yang serba moden sekarang,
kerja-kerja pengauditan oleh Jabatan Audit Negara sekarang lebih mengutamakan
penggunaan ICT bagi memudahkan dan mepercepatkan analisis data dan kerja
seharian. Contohnya mereka sudah lama menggunalan perisian Audit Command
Language (ACL) bagi memudahkan penganalisaan data secara elektronik. Selain
itu, dalam tugas pengauditan Kewangan, warga Jabatan Audit Negara seharusnya
mahir dalam beberapa sistem Kewangan secara elektronik yang diwujudkan dalam
agensi Kerajaan seperti penggunaan sistem Espkb, e-bidding, e-Perolehan,
e-terimaan, dan lain-lain lagi.
Berdasarkan
Kalendar Latihan Akademi Audit Negara bagi tahun 2013 seperti di Lampiran 1, saya dapat merumuskan
kesimpulan seperti berikut di Jadual 2
dan Graf 2.[4]
Jadual 2 : Jumlah Penganjuran
kursus oleh Akademi Audit Negara bagi tahun 2013.
|
SEKOLAH
|
BIL.
KURSUS ( 2013)
|
|
Sekolah
Pengauditan
|
31
|
|
Sekolah
Perakaunan
|
16
|
|
Sekolah
IT
|
15
|
|
Sekolah
Pengurusan
|
25
|
|
JUMLAH
|
87
|
(sumber : Akademi Audit Negara)
Graf 2 : Pencapaian Pengajuran
Kursus bagi tahun 2013
Mengikut Graf 2 diatas, bagi tahun 2013 Akademi
Audit Negara mengubah corak keutamaan kursus apabila menganjurkan kursus
pengauditan paling banyak dan kursus It paling sedikit. Perubahan ini pastinya
berdsarakan sasaran dan keperluan latihan bagi warga kerja Jabatan Audit Negara
yang semakain bertambah setiap tahun bagi meningkatkan lagi keupayaan serta
kecekapan kerja pengauditan yang semakin hari semakin mencabar.
Permohonan boleh dengan menghantar surat rasmi kepada Pengarah Akademi
Audit Negara. Bagi peserta Jabatan Audit Negara permohonan hendaklah dibuat
melalui eSPP di portal http://eSPP.audit.gov.my AAN akan menghantar surat memohon pencalonan kepada Ketua
Jabatan masing-masing. Pencalonan peserta adalah berdasarkan nama yang
dikemukakan oleh Ketua Jabatan masing-masing. Akademi Audit Negara bukan sahaja
menawarkan kursus kepada kakitangan Jabatan Auidt Negara sahaja namu Kakitangan
Awam Persekutuan, Negeri dan Badan Berkanun Persekutuan & Negeri yang lain boleh
juga memohon kursus yang dianjurkan oleh AAN .
Antara kemudahan yang terdapat di AAN ialah bilik kuliah, makmal
komputer, bilik sindiket, auditorium, Dewan Syarahan, perpustakaan, asrama
lelaki dan wanita, surau, halangan Team Building, gimnasium, gelanggang tennis,
gelanggang bola tampar, gelanggang Futsal, dan sebagainya seperti di Gambar 1 - Gambar 4.
|
Gambar
1 : Dewan Utama Akademi Audit Negara
|
Gambar
2 : Pemandangan keseluruhan Akademi Audit Negara
|
|
Gambar 3 : Kemudahan surau dan blok kuliah
|
|
ANALISIS TUGAS
Analisis tugas melibatkan
usaha mengenalpasti aktiviti yang dilaksanakan dalam sesebuah pekerjaan serta yang
diperlukan bagi melaksanakan aktiviti tersebut. untuk tujuan ini, maklumat
daripada deskripsi dan spesifikasi kerja adalah amat berguna dalam memberikan
maklumat yang berkaitan. Maklumat tentang piawaian prestasi perlu juga didapati
bagi menjadi rujukan apakah tahap prestasi yang dianggap terbaik untuk
organisasi. Dengan maklumat daripada analisis prestasi ini bolehlah ditentukan
jenis latihan yang diperlukan dalam sesebuah pekerjaan. Ringkasnya selepas
menjalankan analisis tugas, akan diketahui sekiranya terdapat pekerjaan yang
telah mengalami perubahan akibat perubahan teknologi dan sebagainya yang
menjadikan mereka yang melakukan pekerjaan tersebut memerlukan kemahiran baru.[5]
Tujuan Melakukan Analisis
Pekerjaan
Data yang dikumpulkan dalam
analisis pekerjaan mempunyai kesan yang besar ke atas semua fungsi dalam
pengurusan sumber manusia. Misalnya, sebelum sesuatu aktiviti perekrutan
dijalankan, terlebih dahulu pekerjaan yang hendak ditawarkan ditentukan
kategorinya, dimensi tugas, bidang tanggungjawab, kelayakan bakal penjawat
serta peruntukan ganjaran yang sesuai. Setiap pekerjaan juga memerlukan tahap
kemahiran, pengetahuan dan keupayaan yang berbeza. Tanpa analisis pekerjaan,
semua maklumat ini tidak mungkin diperolehi. Oleh itu analisis pekerjaan
bertujuan untuk mendapatkan jawapan kepada beberapa jawapan kepada persoalan
penting seperti berikut:
1.
Apakah
tugasan fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja?
2.
Bilakah
kerja perlu disiapkan?
3.
Tahap
manakah kerja perlu dicapai?
4.
Bagaimana
pekerja melakukan kerja?
5.
Kenapa
kerja tersebut dilakukan?
6.
Apakah
kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja?
Analisis pekerjaan juga
menyediakan ringkasan tugasan kerja dan tanggungjawab, menyatakan perkaitan
antara kerja-kerja lain, menjelaskan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan
dan suasana persekitaran kerja. Analisis
pekerjaan dilakukan dalam tiga keadaan iaitu:
i.Semasa
organisasi mula ditubuhkan dan program analisis pekerjaan dicetuskan untuk
pertama kali
ii.Apabila
kerja baru mula diperkenalkan
iii.Apabila
kerja berubah secara signifikan disebabkan perubahan teknologi, kaedah dan prosedur
atau sistem serta disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi.
Bagaimanapun, kebiasaannya
analisis pekerjaan dilakukan kerana perubahan dalam sifat pekerjaan itu
sendiri. Maklumat analisis pekerjaan kemudiannya digunakan untuk menyediakan
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan seperti di Jadual 3.
Jadual 3 : Analisis terhadap spesifikasi Jawatan utama di Jabatan Audit
Negara : Penolong Juruaudit vs Juruaudit
|
Kriteria
|
Jawatan
|
|
|
Penolong Juruaudit
|
Juruaudit
|
|
|
Gred
|
W27,W32,W36
|
W41,W44,W48,W52,W54
|
|
Syarat Lantikan
|
Diploma
|
Ijazah Sarjana Muda
(Kepujian)
|
|
Jenis Skim Perkhidmatan
|
Kumpulan Sokongan I
|
Pengurusan & Profesional
|
|
Peringkat Pemilihan
Kakitangan
|
i.Peperiksaan (Assessment
centre)
ii.Temuduga
|
i.Peperiksaan bertulis
ii.Audit Assessment Centre
(AAC)
iii.Temuduga
|
|
Tahun diperkenalkan Audit
Assessment Centre
|
2013
|
2012
|
|
Deskripsi Tugas
|
Menolong
Juruaudit dalam menjalankan auditan terhadap akaun dan aktivit-aktiviti
Kerajaan, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan dan lain-lain kumpulan wang
yang di bawah bidang kuasa Ketua Audit Negara
|
Mengaudit dan
menyediakan draf Laporan Audit, Akaun-akaun Kerajaan, Badan-badan Berkanun,
Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Agama Islam dan lain-lain kumpulan wang.
|
(sumber : Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia)
Walaupun syarat jawatan tersebut telah ditetapkan oleh Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam, namun mulai tahun 2013, Jabatan Audit Negara telah memohon
kepada SPA supaya diadakan Assessment Centre bagi membuat pra
penilaian ke atas calon Penolong juruaudit Gred W27 sebelum diapanggil
temuduga. Antara soalan yang ditanya dalam asseement centre ialah soalan
pengetahuan am, soalan matematik dan soalan kemahiran berfikir. Oleh itu,
pemilihan kakitangan Jabatan Audit Negara menjadi semakin sukar dan mencabar
kerana terpaksa memilih modal insan yang terbaik bagi menggalas tugas jabatan.[6]
Perekrutan dan pemilihan pula akan menjadi tidak tersusun jika perekrut
tidak memahami kelayakan yang diperlukan oleh calon-calon untuk melakukan
sesuatu pekerjaan tertentu. Tanpa deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang
terkini, pekerja-pekerja akan direkrut dan dipilih tanpa garis panduan yang
jelas. Ini akan memberi kesan ke atas usaha memadankan di antara penawat
jawatan agar keserasian berlaku. Di samping itu, maklumat spesifikasi pekerjaan adalah penting untuk
mengenalpasti keperluan sumber manusia. Jika sekiranya spesifikasi mencadangkan
agar sesuatu pekerjaan memerlukan pegetahuan, kemahiran dan kebolehan yang
tertentu, sedangkan calon yang menjawat jawatan tersebut tidak memiliki kesemua
syarat spesifikasi yang telah ditetapkan, maka latihan dan pembangunan
adalah sesuai untuk mereka.
ANALISIS INDIVIDU
Analisis individu atau pekerja
pula adalah bertujuan untuk mengenalpasti pekerja yang memerlukan latihan serta
jenis latihan yang diperlukan oleh setiap daripada mereka. Perkara pertama yang
perlu dilakukan adalah menyemak rekod penilaian prestasi setiap pekerja. Walau
bagaimanapun, maklumat penilaian prestasi seringkali memberitahu kepada kita
prestasi siapa yang kurang memuaskan, tetapi tidak ada maklumat tentang sebab
prestasi yang kurang baik. Maklumat ini adalah penting kerana tidak semua
masalah prestasi boleh diselesaikan dengan latihan.
Penilaian Keperluan
Menilai keberkesanan latihan
adalah satu aspek latihan yang sangat penting. Namun begitu, kebanyakan
organisasi kurang mengambil berat tentang aspek penilaian ini. Ini merupakan
sesuatu yang merugikan kerana membentuk program latihan dan memberi latihan
kepada pekerja melibatkan kos yang agak besar, bukan sahaja dari segi kewangan,
bahkan dari segi masa dan lain-lain persediaan. Maka dengan itu, sudah tentu
kita mahu memastikan bahawa wang yang dilaburkan ini memberikan pulangan yang
positif kepada organisasi.
Akhir sekali, penilaian juga
dilakukan dengan melihat kepada hasil organisasi seperti peningkatan
produktiviti dan keuntungan, serta pengurangan ketidakpuasan hati pelanggan,
kos dan bahan buangan,. Namun begitu, untuk menentukan samada hasil yang
diterima ini adalah hasil daripada latihan ataupun tidak, bukanlah suatu yang mudah.
Ini kerana adalah bagi satu-satu tahun operasi itu, organisasi biasanya
melaburkan wang untuk pelbagai aktiviti yang dapat meningkatkan keuntungan dan
mengurangkan kos. Walaupun begitu, ini tidak bermaksud mengukur hasil
boleh diabaikan. Ini menunjukkan bahawa semua pelaburan yang dibuat oleh
organisasi terhadap sumber manusia dan juga sumber-sumber lain, hendaklah
dipastikan memberi pulangan yang baik kepada organisasi. Hasil daripada kursus yang
dianjurkan oleh Akademi Audit Negara kita boleh menilai sejauh mana pencapaian
Jabatan Audit Negara dan Bahagian Audit Dalam di setiap kementerian bahawa
adakah objektif atau sasaran tahunan jabatan tercapai atau tidak.[7]
KESIMPULAN
Organisasi
sekarang ini dilanda dengan pelbagai bentuk perubahan dari segi ekonomi,
teknologi dan trend sosial. Ini telah menjadikan latihan sebagai satu perkara
yang sangat penting bagi memastikan prestasi dan produktiviti pekerja yang
tinggi. Bagi memastikan program latihan berkesan, adalah dicadangkan bahawa
organisasi menggunakan pendekatan sistem yang mempunyai empat fasa iaiatu fasa
keperluan latihan, fasa rekabentuk, fasa peleksanaan program latihan dan fasa
penilaian program latihan. Program latihan yang berkesan sememangnya
sesuatu yang diidamkan oleh semua majikan.
Melalui pendekatan sistem ini, suatu program
latihan yang terancang dapat dilaksanakan. Oleh yang demikian, semua pihak
dalam organisasi perlu terlibat dalam membentuk program latihan supaya latihan
yang disediakan betul-betul memenuhi keperluan organisasi dan akan memberi
pulangan yang sepatutnya kepada organsiasi.
Pepatah
Bahasa Inggeris ada mengatakan : -
“If
you’re planning for one year, grow rice.
If you’re
planning for 20 years, grow trees.
If you’re
planning for centuries, grow human
resource.”
Rujukan
1.
Human Resource Management: Principles & Practices, by Maimunah Aminuddin,
2nd ed, Oxford University Press
2.
http://www.akademi.audit.gov.my/
(laman rasmi Akademi Audit Negara)
4.
Kalendar Latihan Tahun 2013
Akademi Audit Negara
5.
Human Resource Management
(2nd ed, 2011, Oxford University Press)
LAMPIRAN
1
Comments