KOMUNIKASI
1.0
Pengenalan
Komunikasi merupakan satu unsur yang penting
dan nadi utama dalam kehidupan manusia. Manusia perlu berkomunikasi untuk
melahirkan pendapat dan perasaan kepada sesiapa sahaja. Menurut Samsuddin
(1997), pada zaman moden ini, keperluan berkomunikasi bukan sahaja terhad untuk
memenuhi keperluan hidup asas seperti bertutur dengan rakan-rakan atau saudara
mara, malah kehidupan manusia bertambah kompleks dan keperluan untuk
berkomunikasi semakin luas.
Secara sedar mahupun tidak, kepentingan
komunikasi dapat dirasakan kerana tanpa komunikasi, manusia semacam tidak boleh
hidup. Mereka tidak dapat berinteraksi dengan orang lain dan kehidupan mereka
tidak akan teratur. Menurut George dan Jones (1996), komunikasi merupakan
perkongsian maklumat antara dua atau lebih individu atau kumpulan dalam
mencapai satu pemahaman umum.
Menurut Richmond dan McCrosky (1992) dalam
buku mereka yang bertajuk Organizational Communication for Survival, mereka
telah memberikan enam fungsi komunikasi dalam organisasi iaitu untuk
memberitahu, mengawal, menggabung, mengurus, memujuk dan mensosialisasi.
Dasar hubungan manusia dalam organisasi sebagai
kaedah mewujudkan kerjasama yang baik adalah disebabkan setiap anggota dalam
organisasi tersebut mempunyai harapan dan kepentingan yang berbeza-beza dan
lazimnya bersaingan antara satu sama lain.
Menurut Omardin dan Azahar (1990), paradigma
komunikasi dalam organisasi menunjukkan bahawa komunikasi dalam organisasi
berlaku dalam lingkungan sIstem terbuka yang kompleks dan ia mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh persekitaran.
Komunikasi dalam sesebuah organisasi dikatakan
suatu proses kerana setiap organisasi mempunyai sistem yang dinamik dan
terbuka. Hubungan dalam organisasi dan pertukaran mesej antara individu sering
berlaku (Muhd Mansur, 1998). Mesej yang disalurkan mungkin melalui, bahasa,
bunyi, isyarat, gerak badan dan lain-lain dan mesej ini mesti dapat dikongsi
bersama-sama oleh ahli-ahli dalam organisasi tersebut[1].
Perhubungan manusia dalam organisasi adalah
sangat penting kerana ia melibatkan pemindahan maklumat di antara individu,
individu dengan kumpulan atau kumpulan dengan kumpulan. Dalam konteks
organisasi sama ada kerajaan atau swasta, setiap kakitangan dalam organisasi
tersebut terpaksa berhubung antara satu sama lain bagi mencapai matlamat
organisasi tersebut.
Komunikasi yang berlaku dalam organisasi
sedikit banyak memberi kesan terhadap prestasi dan kepuasan kerja. Kepuasan
kerja adalah kepuasan yang dirasai oleh seseorang terhadap pekerjaan yang dilakukannya.
Ia mempunyai kaitan yang rapat dengan sikap individu terhadap pekerjaannya dan
sikap individu inilah yang mempengaruhi penilaian terhadap pekerjaan yang
dijawatnya. Setiap individu akan merasakan tingkat kepuasan yang berbeza-beza
sesuai dengan sistem nilai yang berlaku dalam dirinya. Semakin banyak aspek
pekerjaan yang sesuai dengan keinginannya maka semakin tinggi aras kepuasan
kerja itu (Ghazali,1994).
1.1 Jenis-jenis Komunikasi
Organisasi
Dalam
sesebuah organisasi, terdapat dua jenis komunikasi yang dapat wujud bersama, iaitu,
komunikasi formal dan komunikasi tidak formal.
1.1.1 Komunikasi Organisasi Formal
Komunikasi
formal boleh dikatakan sebagai komunikasi organisasi formal sementara komunikasi
tidak formal boleh dikatakan sebagai komunikasi organisasi tidak formal. Biasanya,
carta organisasi akan digunakan untuk menunjukkan hubungan berhierarki dan aliran
komunikasi antara individu yang berlainan dalam sesebuah organisasi formal. Aliran
komunikasi tersebut adalah secara menegak dan mendatar. Ia akan melalui pihak berkuasa
yang tertentu. Ia memastikan bahawa komunikasi melalui saluran yang sewajarnya.
Ia digambarkan oleh carta organisasi. Contoh-contoh komunikasi formal adalah
seperti mesyuarat jabatan, persidangan, seminar, bengkel, perbincangan telefon,
surat berita syarikat, temu duga, sidang akhbar, dan penerbitan syarikat.
1.1.2 Komunikasi Organisasi
Tidak Formal
Komunikasi tidak formal wujud melalui
rangkaian hubungan sosial yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Rangkaian
komunikasi tidak formal wujud untuk memenuhi keperluan ahli-ahlinya – keperluan
untuk berteman dan mendapatkan maklumat, untuk menentang kebosanan, untuk
mempengaruhi orang lain dan membekalkan maklumat yang berkaitan dengan kerja
yang tidak diperoleh melalui saluran komunikasi formal. Komunikasi tidak formal
tidak melalui pihak berkuasa yang tertentu. Rangkaian komunikasi tidak formal
kerap dirujuk sebagai ‘bawa mulut’. Untuk komunikasi formal, maklumat yang
diperoleh berkaitan dengan kerja atau ia bersifat rasmi, sebagai contoh,
perkara yang berkaitan dengan polisi organisasi, prosedur dan peraturan.
Tetapi, untuk komunikasi tidak formal, maklumat yang terlibat mungkin berkaitan
dengan kerja atau bersifat peribadi.
Maklumat tersebut mungkin tidak tepat atau diputarbelitkan
dan ia biasanya disampaikan melalui saluran lisan. Ia disebarkan dengan cepat
kerana ia mencerminkan minat seseorang individu dalam kalangan ahli kumpulan. Komunikasi
tidak formal boleh mengakibatkan kemudaratan dalam sesebuah organisasi terutamanya
jika pekerja menyebarkan khabar angin dan gosip. Pengurus tidak mampu menghapuskan
komunikasi tidak formal kerana ia merupakan salah satu acara sosial yang paling
popular dan menarik dalam kalangan pekerja. Dengan terdapatnya bawa mulut, pekerja
dapat bertutur, berbincang dan berkongsi maklumat dengan rakan sekerja dan menjadikan
kehidupan bekerja mereka lebih bermakna.
Bagaimanakah pengurus dapat menggunakan
komunikasi tidak formal secara sepenuhnya? Komunikasi tidak formal mempunyai
kelebihan dan kelemahan. Ia boleh mengakibatkan salah faham dan salah tafsir
dalam kalangan pekerja. Tetapi, untuk pengurus, adalah baik sekiranya mereka
mengetahui reaksi pekerja sebelum mereka mengumumkan rancangan baru melalui
komunikasi formal. Mereka boleh menguji idea, peraturan dan prosedur baru
melalui komunikasi tidak formal untuk mendapat maklum balas yang penting
daripada pekerja. Ini akan membantu pengurus dalam pengambilan keputusan yang
lebih baik.
Saluran-saluran
Komunikasi dalam Organisasi
Gambar
rajah di atas menunjukkan aliran maklumat dalam pelbagai arah dalam sesebuah organisasi.
Yang menjadi fokus di sini ialah pengurus. Apabila pengurus berkomunikasi dengan
pihak atasan, dia terlibat dalam komunikasi ke atas. Apabila dia berkomunikasi dengan
kakitangan bawahan, ia merupakan komunikasi ke bawah. Apabila dia berkomunikasi
dengan kelompok setara, ia merupakan komunikasi mendatar.
1.2.1 Komunikasi Ke Bawah
Komunikasi
ke bawah berlaku apabila pengurus menyampaikan maklumat kepada kakitangan
bawahan. Komunikasi ke bawah adalah sangat penting kerana ia membantu pekerja
untuk menjalankan kerja mereka. Apabila sesuatu keputusan diambil oleh pihak atasan,
maklumat tentang keputusan itu akan disebarkan kepada orang atau kakitangan
bawahan yang akan melaksanakannya. Arahan akan diterima daripada pihak atasan.
1.2.2 Komunikasi Ke Atas
Komunikasi
ke atas berlaku apabila kakitangan bawahan menyampaikan maklumat kepada pihak
atasan. Komunikasi ke atas adalah sepenting komunikasi ke bawah. Pengurus
memerlukan maklumat daripada pekerja di tahap yang lebih rendah; sebagai contoh,
perkembangan kerja dan masalah, untuk membantu mereka mengambil keputusan atau
merancang strategi untuk organisasi. Oleh itu, laporan kerja, maklum balas yang
lain dan cadangan kepada pihak atasan merupakan contoh-contoh yang baik.
1.2.3 Komunikasi Mendatar
Komunikasi
mendatar merujuk kepada komunikasi antara individu yang berada pada tahap yang
sama dalam hierarki organisasi atau dalam kalangan rakan setara. Komunikasi mendatar
membantu ahli-ahli organisasi berkongsi maklumat dan menyelaraskan tugas sebagai
contoh: pengurus kewangan berkomunikasi dengan pengurus pemasaran.
2.0
Isu
Berkaitan Topik/Ulasan Jurnal Masalah
Komunikasi Organisasi
Masalah Komunikasi dalam Organisasi:
Pembunuh Senyap?
Di antara
masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi adalah masalah komunikasi
antara pihak pengurusan dan subordinat. Punca-punca berlaku masalah komunikasi
tersebut mungkin kerana gaya kepimpinan atau kurang kemahiran berkomunikasi.
Gaya kepimpinan yang lemah, autoritarian dan ortodoks boleh menghalang proses
komunikasi yang lebih terbuka. Manakala kelemahan kemahiran interpersonal juga
merupakan satu ‘penyakit’ yang menjadi pembunuh senyap kepada kedinamikan
organisasi.
2.1.1
Kajian
1 : Analisis Corak Aliran Komunikasi Dalaman Organisasi.
Kajian
ini dijalankan untuk mengetahui corak aliran komunikasi dalaman organisasi yang
dipraktikkan di Penang Port Sdn Bhd (PPSB). Objektif kajian ialah untuk
mengenal pasti corak aliran komunikasi dalaman organisasi yang dipraktikkan
oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan pihak pengurusan atasan dengan pekerja PPSB
dan mengetahui persepsi pekerja mengenai pengaruh peribadi Ketua Pegawai Eksekutif
dan pihak pengurusan atasan dalam komunikasi dalaman organisasi PPSB[2].
Seterusnya
untuk menganalisis bagaimana komunikasi dalaman dapat membina reputasi positif
syarikat di kalangan pekerja PPSB. Kaedah kajian adalah melalui tinjauan
temubual secara mendalam. Responden kajian terdiri daripada sepuluh (10) orang
pekerja yang mewakili pelbagai peringkat iaitu pengurus, eksekutif dan
sokongan. Hasil kajian mendapati, terdapat ketidak seimbangan dalam aliran
corak komunikasi dalaman di PPSB, majoriti pekerja menerima maklumat secara
mendatar. Kesan hubungan pengaruh peribadi memberi impak dalam menentukan corak
komunikasi dalaman di PPSB, walau pun pekerja jarang berinteraksi dan berjumpa
dengan Ketua Pegawai Eksekutif dan pengurusan atasan. Walaupun emel di anggap
saluran komunikasi yang efektif, pilihan utama pekerja adalah komunikasi secara
bersemuka kerana ia member kepuasan kepada pekerja untuk mendapatkan maklumat
yang dikehendaki.
Komunikasi
dalaman yang efektif di antara pihak pengurusan atasan dengan pekerja dapat
membina reputasi positif di kalangan pekerja kerana majoriti pekerja mengakui
dengan berinteraksi dengan pihak pengurusan atasan dapat membantu pekerja
menjadi jurucakap kepada syarikat.
HASIL DAPATAN KAJIAN
Hasil
analisis kajian ini yang telah mengguna-pakai proses deskriptif fenomenologi analisis
data oleh Colaizzi akan menjawab kepada ketiga – tiga persoalan kajian di dalam
kajian ini. Bagi menjelaskan persoalan kajian pertama iaitu untuk mengetahui
bagaimana aliran corak aliran informasi yang dipraktikkan oleh Ketua Pegawai
Eksekutif dan pihak pengurusan atasan bersama pekerja Penang Port Sdn Bhd:
Corak aliran informasi yang
dipraktikkan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan pihak pengurusan atasan bersama
pekerja Penang Port Sdn Bhd.
Penang
Port Sdn Bhd mengamalkan ketiga – tiga aliran corak aliran corak informasi iaitu
komunikasi secara menegak, menurun dan mendatar. Menurut (Adler & Elmhorst,
1996; Koontz & O’Donnell, 1986), mereka berpendapat ketiga – tiga aliran
komunikasi di atas amatlah penting di setiap organisasi yang mementingkan
amalan komunikasi dalaman yang efektif. Aliran corak informasi yang
dibincangkan disini ialah komunikasi secara menurun iaitu daripada atas ke
bawah melibatkan komunikasi yang mengalir daripada pekerja yang berada di
peringkat atasan kepada pekerja peringkat bawahan yang mengikut hierarki
organisasi seperti mana yanag diperkatakan oleh Adler & Elmhorst (1996) dan
Koontz & O’Donnell (1986).
Komunikasi
menegak pula melibatkan maklumat daripada pekerja bawahan kepada pegawai (Adler
& Elmhorst, 1996), Dapatan kajian juga mendapati terdapat komunikasi
mendatar melibatkan pekerja di antara jabatan dan jawatan yang sama seperti
komunikasi di antara kerani di unit pentadbiran dan kerani di unit pemasaran.
Manakala komunikasi secara berpenjuru pula melibatkan interaksi di antara pekerja
yang tidak sama peringkat dan juga tidak mempunyai hubungan secara langsung dengan
hirarki syarikat.
Aliran
corak komunikasi ini boleh berlaku dalam bentuk formal dan tidak formal (Saodah
Wok, Narimah Ismail, Mohd Yusof Hussain, 2004). Dalam kajian ini, pengkaji
mendapati walau pun terdapat ketiga – tiga aliran informasi yang dipraktikkan
di Penang Port Sdn Bhd, terdapat ketidak seimbangan dalam aliran informasi yang
diterima oleh pekerja Penang Port Sdn Bhd iaitu 70 peratus menerima maklumat
melalui aliran komunikasi mendatar iaitu perkongsian maklumat dengan rakan sekerja.
Perkongsian maklumat ini lebih kepada komunikasi tidak formal. Kesahihan tentang
sesuatu maklumat tidak dapat dipastikan. Komunikasi tidak formal dan khabar angin
merujuk kepada berita atau komunikasi yang berlaku di kalangan pekerja di organisasi
tersebut (Wood, 1999).
Walau
bagaimana pun, jurang ini tidak boleh terlalu besar kerana ia akan member maklumat
yang salah mengenai syarikat. Masalah ini tidak akan timbul sekiranya, aliran komunikasi
secara formal ini disampaikan kepada pekerja secara efisyen dan terancang. Pengkaji
juga mendapati kaitan rapat antara aliran informasi ini dengan jumlah penerimaan
maklumat kerana apabila aliran informasi yang diterima oleh pekerja secara
mendatar iaitu responden mendapat maklumat dengan perkongsian dengan rakan
sekerja pekerja, ini akan mempengaruhi penerimaan maklumat yang tidak cukup di
kalangan pekerja Penang Port Sdn Bhd. Ini terbukti apabila 90% pekerja Penang
Port Sdn Bhd mengatakan bahawa mereka tidak mendapat maklumat yang cukup
daripada pihak pengurusan Penang Port Sdn Bhd.
Situasi
ini sangat ‘kritikal’ kerana komunikasi dalaman yang ideal memerlukan keseimbangan
di antara maklumat yang diperolehi dan maklumat yang diperlukan olehpekerja.
Apabila pekerja kurang mendapat maklumat yang diperlukan, akan timbul isu spekulasi
dan khabar angin. Sebaliknya, apabila pekerja mendapat terlalu banyak maklumat,
akan timbul pulak situasi perlambakan maklumat dan kebarangkalian maklumat yang
diterima juga besar kemungkinan akan diabaikan oleh pekerja (White, Vanc dan Stafford,
2010). Pekerja yang menerima maklumat yang mencukupi mengenai organisasi, mereka
akan kurang menyebarkan khabar angin sebaliknya mereka akan mempertahankan organisasi
tersebut (Cubbage, 2005).
Apa
yang menarik di sini, walaupun responden tidak mendapat maklumat yang cukup
mengenai syarikat, hampir 70 peratus responden mengatakan mereka mengetahui
matlamat Ketua Pegawai Eksekutif Penang Port Sdn Bhd. Secara amnya responden mengatakan
matlamat Ketua Pegawai Eksekutif adalah untuk memajukan Penang Port Sdn Bhd
sebagai sebuah pelabuhan yang maju dan terbaik. Selaku ketua kepada sesebuah organisasi,
matlamat Ketua Pegawai Eksekutif harus diketahui oleh pekerja – pekerjanya kerana
pekerja lebih mempercayai kata – kata seorang Ketua Pegawai Eksekutif. Beberapa
orang sarjana berpendapat bahawa Ketua Pegawai Eksekutif adalah orang yang
paling penting dalam pelaksanaan komunikasi dalaman yang efektif (Downs &
Adrian, 2004; Dunmore, 2002; Grönfeldt & Strother, 2006).
Dalam
konteks ini, untuk membaiki aliran informasi yang diterima daripada pihak pengurusan
atasan ini, majoriti responden mencadangkan diadakan perbincangan atau bermesyuarat
secara bersemuka. Komunikasi secara bersemuka adalah komunikasi yang menjadi
pilihan pekerja. Interaksi secara bersemuka bersama di antara pengurus dan pekerja
akan mendatangkan lebih kebaikan dan efektif.
Menurut
Howard (1996, 12), “Komunikasi secara bersemuka memberi peluang kepada
seseorang itu untuk bertanya soalan, meminta pendapat dan memberi dan menerima
maklumbalas – kelebihan yang unik ini adalah lebih baik daripada kaedah
pencetakan terbitan, program video dan mesej daripada emel.” Pengkaji mendapati
keinginan responden untuk berkomunikasi secara bersemuka ini konsisten dengan
hasil kajian yang dijalankan oleh Stein (2006).
Komunikasi
yang telus dan terbuka di antara pihak pengurusan dan pekerja amatlah penting
bagi menentukan arus aliran hubungan di antara pekerja dapat berjalan dengan lancar.
Matlamat organisasi akan dapat dicapai dengan mudah hasil daripada rangkaian kerjasama
dan hubungan komunikasi yang efektif daripada pekerja yang terdiri daripada pelbagai
peringkat. Menurut kajian yang dilakukan oleh Graydan Robertson (2005), dalam ‘Effective
Internal Communication Starts At the Top’, seseorang eksekutif perlu bercakap
dengan lebih kerap dengan pekerja mengenai tujuan organisasi, aktiviti,
matlamat, perbezaan, pelanggan, persaingan dan bagaimana jabatan dan usaha
mereka dapat membantu syarikat.
Kupasan
kedua pula untuk persoalan kajian mengenai persepsi pekerja mengenai pengaruh
peribadi Ketua Pegawai Eksekutif dan pihak pengurusan atasan dalam komunikasi
dalaman organisasi Penang Port Sdn Bhd. Persepsi pekerja mengenai pengaruh
peribadi Ketua Pegawai Eksekutif dan pihak pengurusan atasan dalam komunikasi
dalaman organisasi Penang Port Sdn Bhd. Melalui komunikasi bersemuka bersama
responden pengkaji dapat mengetahui persepsi responden tentang pengaruh
peribadi Ketua Pegawai Eksekutif dan pihak pengurusan atasan. Pengkaji
menggunakan dua aspek yang saling berkaitan iaitu ‘berjumpa’ dan
‘berkomunikasi’, untuk mengetahui pengaruh peribadi di dalam komunikasi secara
bersemuka. Apabila responden jarang atau tidak pernah berjumpa dengan Ketua Pegawai
Eksekutif dan juga pengurusan atasan, sudah semestinya peluang untuk berkomunikasi
juga tidak ada. Ini dibuktikan oleh 80 peratus responden yang mengatakan mereka
tidak pernah dan jarang berkomunikasi dengan Ketua Pegawai Eksekutif sebaliknya
mereka lebih kerap berkomunikasi dengan Pengurus Besar dan Ketua Unit melalui perbincangan,
mesyuarat dan perjumpaan secara bersemuka.
Kesimpulanya
disini, apabila responden jarang berjumpa dengan pihak pengurusan atasan,
jurang untuk berkomunikasi juga agak luas. Apa yang yang menarik tentang hubungan
ini, walau pun responden jarang berjumpa dan berkomunikasi dengan Ketua Pegawai
Eksekutif dan pengurusan atasan, 60 peratus responden mengatakan bahawa mereka
mempunyai hubungan kerja yang baik di antara responden dengan pihak pengurusan.
Hubungan dapat ditafsirkan di sini hanya hubungan kerja semata – mata. Pengkaji
mendapati, komunikasi dalaman di sini bukan hanya setakat penerimaan dan penyaluran
maklumat semata – mata, tetapi terdapat hubungan emosi di dalam hubungan ini.
Persepsi pekerja Penang Port Sdn Bhd tentang pengaruh peribadi Ketua Pegawai Eksekutif
dan pengurusan atasan jelas dipamerkan oleh responden, majoriti mengatakan mereka
mempunyai hubungan kerja yang baik walaupun mereka jarang berjumpa dan berinteraksi
dengan mereka ini kerana Ketua Pegawai Eksekutif dan barisan pengurusan atasan
adalah ahli – ahli yang mempunyai kuasa dominan di organisasi, mereka merupakan
golongan kelas sosial yang berbeza daripada golongan pekerja. Dengan kuasa
membuat keputusan dan pengaruh yang ada pada golongan ini, secara tidak
langsung mereka juga akan mempengaruhi aliran komunikasi organisasi dan arah
tuju syarikat (White, Vanc dan Stafford, 2010). Dalam konteks ini, pengkaji
mendapati pengaruh peribadi Ketua Pegawai Eksekutif amat penting sekali ketika
ini, kerana Penang Port Sdn Bhd sedang mengalami transaksi pertukaran
pengurusan. Pelbagai maklumat tentang penswastaan, arah tuju syarikat dan faedah
serta kebajikan pekerja amat diperlukan oleh pekerja. Hubungan peribadi melalui
komunikasi interpersonal ini amat penting dan amat dihargai oleh pekerja
berbanding saluran komunikasi yang lain. Ini konsisten dengan hasil kajian yang
telah dijalankan oleh Jo dan Shim (2005).
Di
dalam sesebuah organisasi, pihak pengurusan atasan tidak boleh memandang
sebelah mata akan kepentingan hubungan ini, amat penting untuk pengurusan
atasan mempunyai hubungan peribadi dengan setiap pekerja di pelbagai peringkat
malah persepsi pekerja tentang hubungan ini juga harus di ambil kira oleh pihak
pengurusan. Pengkaji mendapati, untuk seorang Ketua Pegawai Eksekutif mempunyai
hubungan dengan setiap pekerja ianya harus dibantu oleh barisan pengurusan
atasan dan pegawai seliaan masing – masing, kerana aliran komunikasi harus
bergerak di setiap peringkat, samada di peringkat pertengahan dan peringkat
bawahan. Hasil keputusan kajian ini konsisten dengan kajian White, Vanc dan
Stafford (2010) yang mengatakan pengurus di dalam sesebuah organisasi
sememangnya mempunyai hubungan ‘pengaruh peribadi’ dalam hubungan mereka
bersama pekerja. Seperti yang ditekankan oleh Toth (2007) bahawa teras pengaruh
peribadi di temui di dalam komunikasi interpersonal. Beliau menyatakan peranan pengaruh
individu sebenarnya terletak pada motif seseorang individu yang berinteraksi dengan
orang lain dan hasil yang dikehendaki daripada komunikasi tersebut.
Ini
merujuk kepada motif interaksi tersebut yang bertujuan untuk membina hubungan
individu yang dapat mendatangkan faedah kepada syarikat dan individu tersebut.
Seterusnya, pengkaji akan membincangkan tentang persoalan kajian yang terakhir
iaitu bagaimana komunikasi dalaman dapat membina reputasi positif syarikat
dikalangan pekerja Penang Port Sdn Bhd. Komunikasi dalaman dapat membina
reputasi positif syarikat dikalangan pekerja Penang Port Sdn Bhd.
Keseluruhan
responden memahami dan mengetahui apa yang dimaksudkan dengan reputasi
syarikat. Walaupun memberi pelbagai definasi yang berbeza, prinsip asasnya
tetap membawa pengertian yang menjurus kepada imej dan prestasi syarikat
menurut kaca mata responden.Responden memahami kepentingan sesebuah syarikat
dalam menjaga reputasinya.Dalam mengulas persoalan reputasi kepada responden,
pengkaji dapat mengetahui pendapat responden memahami apa yang dimaksudkan
reputasi positif dan reputasi negatif syarikat. Secara keseluruhannya pekerja
Penang Port Sdn Bhd memahami implikasi reputasi negatif ini akan menjejaskan
nama baik pekerja dan masa depan syarikat.
Manakala
reputasi positif akan memberi impak yang baik kepada pekerja dan juga syarikat.
Melalui persoalan reputasi, pengkaji dapat mengetahui semua responden bersetuju
dengan adanya interaksi bersama pihak pengurusan atasan ianya dapat membantu Penang
Port Sdn Bhd menjaga reputasinya. Ini selari dengan pendapat sarjana, Argenti
(2005) mengatakan komunikasi dalaman adalah faktor utama yang menentukan
kejayaan sesebuah syarikat untuk melaksanakan strategi dan membina reputasi.
Komunikasi dalaman initidak dapat dipisahkan secara berasingan daripada
reputasi korporat kerana ia adalah asas utama yang membentuk komponen reputasi
(Dortok, 2006).
Dalam
membina reputasi syarikat yang kukuh, pekerja memainkan peranan yang amat
penting kerana mereka adalah jurucakap kepada syarikat. Untuk mendapatkan reputasi
yang positif, sesebuah organisasi itu haruslah mendapat sokongan yang padu daripada
pekerja. Pengkaji mendapat hasil kajian ini konsisten dengan hasil keputusan kajian
yang dijalankan oleh Antonio Ragusa (2010), yang menekankan kepentingan pekerja.
3.0
Komponen
Komunikasi Organisasi/Faktor-Faktor Permasalahan
3.3.1 Sistem Pengurusan
Sistem pengurusan komunikasi organisasi
terbahagi kepada tiga pendekatan iaitu klasik, hubungan manusia dan sumber
manusia. Pendekatan klasik melihat organisasi sebagai mesin atau alat untuk mencapai
sesuatu matlamat khusus. Kakitangan menjalankan tugas mereka adalah berdasarkan
arahan pihak atasan dan menyebabkan komunikasi formal. Pendekatan hubungan
manusia melihat manusia sebagai komponen utama dalam organisasi yang mempunyai perasaan,
emosi dan keupayaan untuk mencapai potensi jika dibimbing. Pendekatan hubungan
manusia menyebabkan komunikasi yang terbentuk lebih bersifat tidak formal dan
amalan komunikasi dua hala dapat dipraktik dengan terbuka. Manakala pendekatan
sumber manusia mewujudkan gabungan komunikasi formal dan tidak formal dalam organisasi
itu. Ketiga-tiga pendekatan ini haruslah digabungkan untuk menjadikan sistem
pengurusan organisasi lebih efektif.
3.3.2 Iklim dan Budaya
Organisasi
Iklim
dan budaya dalam sesebuah organisasi mempengaruhi komunikasi organisasi secara
langsung. Iklim adalah tanggapan mengenai nilai-nilai yang wujud dalam sesuatu
organisasi itu. Iklim organisasi sentiasa berubah-ubah dan mempengaruhi tingkah
laku kakitangan sesebuah organisasi tersebut. Manakala budaya pula merujuk
kepada perkongsian andaian asas yang dipelajari dan diamalkan oleh ahli
kumpulan semasa menyelesaikan masalah. Apabila sesuatu budaya itu dipraktikkan
berterusan maka semakin sukar untuk diubah.
3.3.3 Jaringan Komunikasi
Jaringan
komunikasi adalah struktur sosial yang tercipta melalui komunikasi antara
individu dan kumpulan dalam organisasi. Peranan yang dimainkan oleh individu
atau kumpulan dalam organisasi membentuk arah aliran maklumat seperti
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi bersilang dan khabar angin.
3.3.4 Buat keputusan
Menurut
Grenberg dan Baron (2000), buat keputusan adalah satu proses membuat keputusan
daripada pelbagai alternatif dalam menyelesaikan sesuatu masalah. Terdapat tiga
elemen yang membataskan proses komunikasi semasa proses buat keputusan iaitu
hubungan dalam kumpulan, struktur hierarki dan pertimbangan politik.
3.3.5 Konflik, Kuasa dan
Politik
Peranan
komunikasi dalam menguruskan konflik, kuasa dan politik begitu penting sekali.
Kecekapan sesuatu komunikasi dapat menangani konflik yang wujud, malah kuasa
dapat digunakan dengan sewajarnya dan politik organisasi dapat dielakkan.
3.3.6 Kepimpinan
Kepimpinan
adalah tindakan atau peranan yang dimainkan oleh seseorang pemimpin dalam
membantu ahli organisasi menjayakan sesuatu matlamat (Cragan & Wright,
1999). Keberkesanan sesuatu kepimpinan adalah bergantung kepada sifat
kepimpinan yang ditonjolkan oleh seorang ketua dan amalan komunikasi bersama
subordinatnya.
3.3.7 Etika Komunikasi
Organisasi
Etika
komunikasi organisasi adalah tindakan baik atau buruk organisasi dalam
melaksanakan tanggungjawab moral dan kewajipannya. Ia dipengaruhi oleh sistem
nilai diri, sistem nilai organisasi dan piawai profesionalisme organisasi.
3.3.8 Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (ICT)
ICT
dalam organisasi membantu meningkatkan produktiviti kerja dan memantapkan
sesebuah organisasi sekiranya digunakan secara positif. ICT yang digunakan
dalam sesebuah organisasi memberikan kesan positif seperti
(i)
Membolehkan lebih banyak
maklumat diproses, disimpan, dihantar dan ditapis dengan pantas dan kos yang
efektif.
(ii)
Membolehkan maklumat
didapati daripada pelbagai sumber dari seluruh negara tanpa sempadan masa.
(iii)
Interaksi antara subordinat
dan juga pihak pengurusan menjadi lebih mudah dengan penggunaan e-mel.
(iv)
Meningkatkan daya saing setiap organisasi dan warganya. Kesemua komponen yang
dibincangkan saling melengkapi antara satu sama lain dalam memastikan
pengurusan komunikasi organisasi berjalan lancar.
4.0
Cadangan
/ Peranan Komunikasi Organisasi bagi mengatasi masalah atau isu Komunikasi
Organiasasi
4.4.1 Proses Pengarahan Agar Tindakan Kerja Dilaksanakan
Dalam
organisasi pihak atasan akan mengarahkan sesuatu aktiviti dan tugas untuk
dilaksanakan oleh kakitangan bawahan. Oleh yang demikian komunikasi memainkan
peranan yang penting bagi memastikan setiap arahan ini sampai kepada kakitangan
bawahan. Arahan yang dikeluarkan ini sama ada ianya berbentuk memo, surat,
e-mel dan sebagainya. Komunikasi yang bersesuaian perlu digunakan bagi
melancarkan pengarahan yang ingin dilaksanakan agar tidak menimbulkan rasa
kurang senang kakitangan bawahan semasa menerima arahan tersebut.
4.4.2 Koordinasi Tindakan Dapat Dicapai
Kebanyakan
organisasi ditubuhkan adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Justeru
itu proses untuk mencapai keuntungan perlu dikoordinasikan meliputi komponen
struktur organisasi, aplikasi teknologi, pembangunan sistem dan prosedur,
sumber manusia dan budaya organisasi yang wujud dalam organisasi. Apabila
kelima-lima komponen ini dapat dikoordinasikan dengan lancar melalui proses komunikasi
yang efektif segala maklumat yang perlu disampaikan dapat diterima dengan
jelas, tepat, terperinci dan telus.
4.4.3 Membina Persahabatan
Komunikasi
dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan
tugas
dan aktiviti yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi juga
dibentuk untuk mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga
pihak atasan. Apabila wujud jaringan perhubungan yang harmoni di kalangan
kakitangan maka suasana tempat kerja lebih aman dan selesa tanpa sebarang
konflik peribadi. Oleh yang demikian, hubungan persahabatan yang wujud ini
dapat menimbulkan semangat sepunya antara mereka dan membantu mengukuhkan
semangat cintakan organisasi.
4.4.4 Membentuk Rasa Dipercayai dan Diterima oleh Organisasi
Komunikasi
yang berlangsung secara telus dapat menimbulkan rasa dipercayai dan dihargai
antara majikan – pekerja. Oleh yang demikian,
konflik,
perbalahan kecil, rasa tidak puas hati dapat ditangani dengan baik melalui
perbincangan dan interaksi sosial yang harmonis. Apabila wujud perasaan rasa
dipercayai, maka secara tidak langsung akan wujud semangat setia kawan dan
cintakan organisasi.
Menurut
Mahmood Nazar dan Sabitha dalam buku ‘Hubungan Manusia dalam Organisasi’,
pakar-pakar pembangunan organisasi menyarankan beberapa langkah bagi
meningkatkan komunikasi yang lebih terbuka antara majikan dan pekerja. Di
antaranya adalah:
1.
Banyakkan interaksi antara pihak pengurusan dan kakitangan bawahan. Kurangkan
mengguna memo apabila memberi arahan kepada kakitangan.
2.
Sesekali bertanya khabar, berbual-bual dengan kakitangan atau ambil tahu
hal kakitangan bagi mengurangkan tembok pemisah antara pihak pengurusan
dan kakitangan.
3.
Luangkan masa sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan untuk berbincang dengan
kakitangan berkaitan masalah di pejabat, prestasi kakitangan atau
penambahbaikan yang boleh dilakukan. Beri ruang kepada kakitangan meluahkan
permasalahan, kritikan atau pendapat tanpa memarahi mereka.
4.
Komen prestasi kakitanagn dalam suasana yang peribadi seperti di dalam bilik
pengurus. Bersikap terbuka dan profesional serta beri peluang kakitangan
memberi penjelasan berkaitan prestasinya.
5.
Beri ganjaran dalam bentuk pujian atau pengiktirafan di atas kerja-kerja yang
berjaya dilaksanakan dengan baik dan cekap.
Kesemua
langkah di atas dapat menghasilkan suasana pejabat yang kondusif dan profesional kerana wujud komunikasi yang
terbuka antara pihak pengurusan dan kakitangan. Sebagaimana yang diketahui,
‘office politic’ atau politik pejabat boleh membunuh mood bekerja seseorang
pekerja dan akhirnya sumber manusia yang baik akan disia-siakan hanya
kerana suasana komunikasi yang terbatas menguasai organisasi[3].
5.0
Kepentingan
Komunikasi Organisasi bagi mengatasi masalah
5.5.1 Hubungan Dalaman Organisasi
Setiap
warga organisasi saling berhubungan dan berkomunikasi untuk memenuhi visi, misi
dan objektif yang telah ditetapkan oleh organisasi. Pandangan kedua-dua belah
pihak, majikan dan pekerja perlu sentiasa diambil kira dalam merancang sesuatu
tugasan. Dalam konteks ini komunikasi memainkan peranan penting dalam
menjalinkan hubungan baik antara pihak atasan dan pihak bawahan. Komunikasi
yang telus dan ikhlas akan mewujudkan persekitaran hubungan dalaman organisasi
yang saling percaya-mempercayai antara satu sama lain. Situasi kondusif secara
tidak langsung akan dapat meningkatkan prestasi kerja dan produktiviti
organisasi tersebut.
5.5.2 Hubungan dengan Pihak Luar Organisasi
Komunikasi
memainkan peranan penting dalam memastikan hubungan antara agensi kerajaan,
publik, pelanggan, pembekal, media dan pelbagai pihak luaran terjalin dengan
baik dan berterusan. Sebagai contoh, pihak
Telekom
Malaysia Berhad yang sentiasa membuat iklan berkonsepkan kemanusiaan,
menyebarkan risalah tentang promosi yang ditawarkan dan sebagainya kepada
pelanggan. Selain berorientasikan keuntungan, hubungan organisasi dengan pihak
luar juga adalah atas dasar memenuhi tanggungjawab sosial. Justeru itu,
organisasi perlu menggerakkan aktiviti komunikasi bagi memastikan kewujudan
organisasi dirasai oleh masyarakat. Contohnya program Karnival TV3 SureHeboh
yang Berjaya mendekatkan masyarakat dengan pihak pengurusan TV3.
5.5.3 Hubungan antara Individu dalam Organisasi
Komunikasi
bukan sahaja penting dalam menyampaikan arahan tugasan tetapi juga penting
dalam pembinaan hubungan antara individu dalam organisasi. Komunikasi yang
terjalin antara individu dalam organisasi melibatkan perkongisan maklumat dan
perasaan sesama mereka. Sebagai manusia, kita mempunyai kelebihan untuk
berkomunikasi dan memberikan pendapat serta berkongsi pandangan dengan orang
lain. Justeru itu, hubungan formal dan hubungan sosial antara individu dalam
organisasi yang seimbang dapat mewujudkan suasana kerja tanpa tekanan (stress).
Keseronokan dan kepuasan kerja di kalangan individu adalah faktor penting yang
perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan organisasi kerana kepuasan kerja
dan hubungan akan meningkatkan motivasi individu.
6.0
Rumusan
Kepentingan
komunikasi dalam organisasi adalah teras utama dalam memastikan sesebuah
organisasi itu berjaya mencapai matlamatnya. Komunikasi yang efektif
membolehkan warga organisasi menguruskan organisasi dengan lebih cekap dan
tersusun. Komunikasi organisasi yang positif perlu dipupuk, dibaik pulih dari
semasa ke semasa agar organisasi itu dapat berkembang maju seiring dengan
perkembangan globalisasi. Justeru itu, kepentingan komunikasi dalam organisasi
semakin mendapat perhatian di kalangan syarikat swasta dan organisasi sektor
awam.
7.0
Rujukan
[1]
Kesan Komunikasi Dalam Organisasi Ke Atas Kepuasan Kerja Staf Sokongan Di Universiti
Teknikal Malaysia Melaka (Utem), Ahmad Jawahir Tugimin, Rosli Saadan, Kalthom
Husain, Pusat Bahasa dan Pembangunan Insan Universiti Teknikal Malaysia Melaka
(2011)
[2]
Analisis Corak Aliran Komunikasi Dalaman Organisasi. Kajian Kes Operator
Pelabuhan, Suhailawatie Ramli,Kamaliah Siarap, Nor Hazlina Hashim
[3]
Hubungan manusia dalam
organisasi / Mahmood Nazar Mohamed, Sabitha Marican.(1995) Utusan
Comments